[할 일 관리] 나만의 "중요도" & "긴급도" 기준 만들기 01 - 긴급도

쥐도리·2023년 1월 1일
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나만의 할 일 관리

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할 일 관리에 있어 특정 단계에 몰려있는 작업들

나는 현재 "Omnifocus"라는 툴을 이용하여 오늘 할 일을 우선순위를 정리하고,
이에 따라 순차적으로 작업을 수행하여 일상을 보내구 있다.

매일 우선 작업들을 분류하기 위해 마감 일정과 더불어
할 일에 "중요도" & "긴급도" 점수를 매겨 우선순위를 정하고 있는데,
이에 대한 명확한 기준이 없다 보니 자꾸 특정 단계에 작업이 몰려있게 된다.

이러한 점을 바로 잡기 위해 나만의 중요한 일과 긴급한 일에 명확한 기준을 만들려고 하며,
오늘은 일단 "긴급한 일"에 대해서만 기준만 만들었다.


중요도 평가에서 "중요해" 몰려있는 작업들

긴급도 평가에서 "적당하게" 몰려있는 작업들


진행

단계 분류부터 하자

몇 단계로 하지?

한국인이라면 삼 세 번!
3단계가 편하지 않나?(중요 / 적당 / 안 중요)

3단계로 분류해보면서 느낀 점은 "적당함"참~~ 애매하다.
(적당함이란...도대체 뭘까? 🤔)

적당함에 대해 생각해보면 명확한 기준이 있기보단
그저 여러 if문 거쳐 남은 else 도착한 친구들 느낌?

그렇다 보니

틈틈이 할 일 분류해서 "적당히" 몰아넣은 성실한 나
펑펑 쉬다가 밍기적 할 일 리스트를 보는 게으른 나는 다를 바 없다.

이 얼마나 억울할 인인가!!!

그래서 난 할 일 분류 작업을 끝내면 적어도
"그건 중요해! / 그건 안 중요해~"
대답할 수 있도록 단계로 분류하기를 원한다.

왜 하필 4단계야?

4단계로 분류하는 이유

4단계는 짝수라는 점에서 Yes, No 의 대답이 가능하다.

  • 4 & 3 단계? 중요해!!! & 급해!!!! 당장!!!!!!
  • 2 & 1 단계? 안 중요해~~ & 설렁설렁해~

짝수 중 2단계는 너무 아쉽고,
6단계는 기준이 너무 많아져 4단계로 결정했다.



긴급도를 분류하자.

1. 급한 일이 뭐징? 🤔

급한 일? → 빨리 처리해야 할 일.

보통의 경우, 일이 급하다는 건 마감 일정순으로 급한 정도를 평가하지만

현재 사용하고 있는 할 일 관리 툴에는 별도로 마감 일정을 기입한다.

그렇기에 마감 기한과는 별도의 기준을 만들고자 한다.

2. 급한거랑 느긋한거랑 차이가 뭘까? 📏

급한 일과 느긋한 일의 기준

🔎 예시를 모아보자

  • 급한 일 → 서버 화재 복구, 회식 대체 장소 모색, 점심식사 메뉴 선정...
  • 느긋한 일 → 다음 프로젝트 구상, 블로그 작성, 운동, 자기개발, 업무 정리...

✂️ 기준 찾기

  • Q. 스케일의 차이?
    A. No! 점심 식사 메뉴는 급한 일이고, 다음 프로젝트 구상은 느긋하게 할 수 있어.
    (물론, 점심 식사 메뉴 선정이 내게는 매우 중요한 일이긴 해!)
  • Q.마감일을 변경할 수 있나?

    급한일(절대절대 No!)

    1. 서버 화재 복구 → '헤헷! 일어나고 고쳐야지!' 하는 순간... 🫥
    2. 회식 대체 장소 모색 → 1시간 이따 회식인데, 2시간 있다 선정할게요!
    3. 점심식사 메뉴 선정 → 점식식사 메뉴 저녁에 선정하면... 🤬

    느긋한 일(Maybe?)

    1. 다음 프로젝트 구상 → 하루만 시간을 주신다면!!! 더 좋은 결과를!!
    2. 업무 정리 → 할 일이 산더미야... 정리고 뭐고 일단 처리해~~
    3. 블로그 작성 → 벌써 11시네. 내일 쓰자....

3. 매우 급한 일은 뭐야? 🏃🏻‍♂️

정말 정말 급하다는 건?

🔎 예시를 모아보자

  • 매우 급한 일 : 화장실 용무, 갑작스런 부모님 방문, 친한 사람 사고, ….

✂️ 기준 찾기

  • 뭘하든 일단 멈추고, 우선 처리
    • 화장실 용무 → "야... 급해. 잠시만 작업하던거 좀 봐주고 있어죠."
    • 친한 사람 사고 → "무슨 일이야? 지금 당장 갈게."
    • 회장님 방문 → "뭐라고? 10분 뒤 오신다고? 야 야 다들 멈추고 청소해."

4. 매우 느긋한 일은 뭘까? 🏖️

매우매우 느긋하게 해도 되는건?

🔎 예시를 모아보자

  • 매우 느긋한 일 → 책 읽기, 새로운 취미 시작, …

✂️ 기준 찾기

  • 뭔 일 생기면 가장 먼저 미루는 일정

    • 책 읽기 → '이번 주엔 꼭 책 1권 읽기로 마음을 3달 째 먹고 있는뎅...'
    • 새로운 취미 시작 → '피아노 배우고 싶은뎅.... 벌써 1년 째'

5. 정리해보자

긴급한 정도를 4단계로 분류법

긴급도 단계별 기준 정리

  • 급한 일 vs 느긋한 일 → 일정을 미룰 수 있는가? (Yes/No)
  • 매우 급한 일 vs 급한 일 → 가장 먼저 처리해야하는가? (Yes/No)
  • 느긋한 일 vs 매우 느긋한 일 → 가장 먼저 미뤄지는가? (Yes/No)

긴급도 단계별 요약

1. 당장하게 (매우 급한 일) : 일정 연기 X & 가장 먼저 처리
2. 서두르게 (급한 일) : 일정 연기 X & 마감순 처리
3. 천천하게 (느긋한 일) : 일정 연기 ▵ & 마감순 처리
4. 느긋하게 (매우 느긋한 일) : 일정 연기 ▵ & 가장 먼저 미뤄짐



결과

뭘 해냈지?

  • 긴급도에 대한 명확한 기준 정리를 얻었다!

느낀 점 & 배운 점

  • ✏️ 배운 점
    • 구체적인 기준 만드는 방법 (예시 모으기, 유의어 반의어 모으기 → 분류 기준 탐색)
  • 😤 느낀 점
    • 주관적인 평가에 명확한 기준을 만드는 건 어렵다.

남은 개선 사항

  • 중요도 기준 만들기
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해보고, 정리하고, 돌아보자

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