Notion을 100% 활용!
노션은 메모 기능의 서비스로 시작한 협업툴로, 기록을 중시하는 프로젝트에 적합한 툴이라고 볼 수 있습니다.
계정 생성
계정 생성하기
구글 이메일로 생성하는 것이 가장 간편하지만 학교 이메일로 가입할 경우 프로 요금제에서 제공하는 혜택을 무료로 사용할 수 있기 때문에 학생의 경우 학교 이메일로 가입할 것을 권합니다.
작업 공간 설정: 개인용으로 할 것인지, 팀용으로 할 것인지를 설정할 수 있습니다.
저는 학교 이메일로 개인용으로 쓰고 있기 때문에 이를 조건으로 글을 씁니다.
여러 도구에서 데이터 가져오기
가져오기 기능
사진에서 형광펜으로 표시한 가져오기를 누르면 다양한 형태로 가져오기를 할 수 있습니다.
에버노트, 트렐로, 아사나, 구글 문서, 드롭박스 paper, Quip 데이터, 워크플로우 파일 외에도 그 밖의 다양한 파일 가져올 수 있습니다.
Notion 기본 구조
워크 스페이스를 구분하는 섹션
노션의 워크 스페이스는 크게 섹션, 페이지, 블록으로 나뉩니다.
이를 이해하기 위해 비유를 들자면 하나의 워크 스페이스를 다이어리라고 합시다.
섹션은 다이어리에 기본으로 포함된 구성 요소로 먼슬리나 위클리 페이지처럼 빈 메모 영역입니다. 섹션은 노션의 사용 구성에 따라 자동으로 생성되거나 지워지며, 사용자의 편의대로 지우거나 수정할 수 없습니다.
섹션의 종류 : 즐겨찾기 / 워크스페이스 / 공유된 페이지 / 개인 페이지
페이지는 다이어리에 있는 텅 빈 종이와 같습니다. 페이지는 마음껏 추가하거나 삭제할 수 있고, 어떻게 사용하느냐는 사용자에 달렸습니다.
가장 작은 단위인 블록은 각 페이지에 포함되어있는 텍스트, 이미지, 동영상, 데이터베이스 등의 각각의 개체를 의미합니다. 섹션을 제외한 노션을 이루는 모든 요소는 블록으로 이루어져 있으며 자유롭게 용도를 변경할 수 있습니다.
자율성이 돋보이는 페이지
앞서 페이지는 빈 종이로 비유했습니다. 사용자는 페이지에 그림, 글, 영상, 음성 파일, 표 등 다양한 형태의 데이터를 원하는대로 구성할 수 있습니다. 텍스트만 입력하면 문서처럼 사용할 수 있으며, 사진첩의 형태로도, 동영상 재생목록으로도, 투두리스트로도 사용할 수 있습니다.
또한 이러한 데이터를 혼용할 수도 있고, 페이지 안에 하위 페이지를 만들어 대시보드의 향태로도 사용할 수 있습니다.
notion의 블록
노션의 기본 단위는 블록입니다. 이 블록을 모아 적절하게 구성합니다. 텍스트 블록, 할 일 목록 블록, 제목 블록, 동영상 블록 등을 조립할 수 있습니다. 또한 블록은 서로 변경할 수 있습니다. 텍스트 블록으로 만들었던 블록을 페이지 블록으로 바꿀 수 있고, 할 일 목록 블록으로 만든 것을 글머리 기호 목록 블록으로 변경할 수 있습니다. 또한 여러 블록을 한꺼번에 변경할 수도 있습니다.
Notion 페이지 생성 및 관리
새 페이지, 하위 페이지
왼쪽의 사이드바의 아래에 새 페이지를 누르면 페이지를 생성할 수 있습니다.
이렇게 페이지를 만드는 창이 뜨게 됩니다.
디렉터리 구조의 페이지 구성
디렉토리 구조의 페이지 구성은 예를 들어 컴퓨터에 바탕화면이 있고 거기에 폴더가 있으며 그 안에 하위 폴더나 파일이 들어있는 것처럼 노션에서도 그런 구조로 구성할 수 있음을 말합니다.
컴퓨터 바탕화면의 역할을 하는 페이지를 생성하고 그 안에 원하는 하위 페이지를 생성하면 이러한 구조로 구성할 수 있습니다.
왼쪽의 사이드 바에서 페이지 옆의 + 버튼에 마우스 커서를 대면 하위 페이지 생성을 할 수 있습니다.
페이지 스타일의 꾸미기
노션은 다양한 페이지 꾸미기를 지원합니다. 각 페이지의 아이콘을 추가할 수 있습니다. 노션에서 기본으로 제공하는 이모지나, 사용자가 원하는 이미지를 업로드해 사용하거나, 웹의 이미지의 링크를 사용할 수도 있습니다.
아이콘 외에도 커버도 꾸밀 수 있습니다. 커버 변경, 위치 변경으로 세부 수정도 가능합니다.
페이지의 기본 텍스트 서식 또한 변경 가능한데 페이지 안에서 자유롭게 변경은 불가하고 페이지 별로 동일한 서체, 크기, 여백으로만 일괄 적용 가능합니다. 아래의 사진처럼 오른쪽 위의 ...버튼을 누르면 변경할 수 있습니다.
필요없는 페이지 삭제
필요없는 페이지를 방치할 경우 블록의 개수만 늘어나서 무료 사용제한에 걸리거나 사이드바가 지저분해집니다. 필요없는 페이지를 삭제하는 방법은 3가지가 있는데 1) 페이지 외부에서 삭제, 2) 페이지 내부에서 삭제, 3) 사이드바에서 삭제 입니다.
1) 페이지 외부에서 삭제의 경우 삭제하려는 페이지가 다른 페이지의 하위 페이지일 떄에 사용할 수 있습니다. 동그라미 표시된 6개의 점 아이콘을 눌르면 왼쪽의 창이 나옵니다. 거기서 삭제를 누르면 됩니다.
2) 페이지 내부에서 삭제의 경우 삭제하려는 페이지의 오른쪽 위의 ...점을 누르면 나오는 창에서 삭제를 누르면 됩니다.
3) 사이드바에서 삭제의 경우 삭제하려는 페이지에 마우스 커서를 가져다 대면 ... 버튼이 나옵니다. 그걸 누르면 아래와 같이 삭제하실 수 있습니다.
노션 외에 여러 협업툴
일단 자주 언급되는 협업툴 플로우 / 지라에 대해서 알아보려 합니다.
- 플로우 flow
한국에서 개발한 협업툴로 사진에서 보다시피 프로젝트 별로 게시판을 만들 수 있어 관리하기가 좋고 UI/UX가 간편하다는 장점이 있습니다.
또한 프로젝트 게시판에는 팀원 외에도 참조자, 파트너사, 외부직원 등의 외부의 관계자들을 초대할 수 있습니다.
그 외에도 메인화면에 간트 차트가 있어서 일정 관리가 매우 용이하다는 장점이 있습니다.
할 일 목록을 따로 작성할 수 있고, 팀별 공지 기능도 있으며, 캘린더 기능을 통해 프로젝트 시작일과 마감일도 확인이 가능합니다. 또한 보안기능이 포함된 사내메신저, ZOOM(줌) 연동 화상회의 기능도 있습니다.
- 지라 jira
소프트웨어를 개발하는 방법론 중 애자일 방법론에 입각한 에자일 개발 프로젝트에 특화된 협업툴 지라(jira)입니다. 개발자를 위한 협업툴이라고 볼 수 있습니다.
위의 사진과 같이 칸반 보드 형식을 지원해 팀의 워크플로를 빠르게 확인할 수 있고, 진행 중인 작업의 양을 제한하며 팀으로서의 효율성을 최대화하도록 합니다.
스크럼 보드 형식 또한 지원해 이를 사용하면 크고 복잡한 프로젝트를 관리하기 쉬운 작업으로 나눌 수 있습니다.
로드맵을 통해 팀과 조직이 정보를 공유할 수 있습니다. 팀의 큰 목표를 잘 파악한 상태를 유지하면서 빠르게 결정을 내리는 데 필요한 컨텍스트를 얻을 수 있습니다.
보고서 및 대시보드는 작업 컨텍스트 내에서 중요한 인사이트를 제공합니다.
이 밖에도 개발자들을 위한 다양한 기능들을 제공합니다.
아래는 간단하게 여러 협업툴 목록을 가져와봤습니다.
< Microsoft 365 >
Microsoft Teams: 채팅 및 화상회의
Microsoft Yammer: 마이크로 블로그, 게시판.
Microsoft Exchange: 이메일, 캘린더.
Microsoft Planner: 이슈 트래커
Microsoft Project: 간트 차트, 캘린더.
< Atlassian >
컨플루언스: 문서 관리, 위키, 게시판.
트렐로: (위에서 설명)
지라: (위에서 설명)
< 세일즈포스 >
Quip
슬랙
드롭박스 페이퍼
Typed(타입드): 문서 기반 지식관리 협업툴. 자료 수집 및 조회/실시간 동시 문서 작성/문서 및 레퍼런스 공유 및 검토/네트워크 뷰/문서 관련 태스크 관리 등의 협업 기능을 제공.
Asana: 칸반보드, 캘린더, 메신저 등.
Swit: chat과task / 칸반/간트/캘린더/대시보드/OKR/전자결재/게스트기능/조직도/drag & drop 으로 쉬운 업무공유
클로바인: 칸반보드, 간트차트, 마인드맵, 포트폴리오 제공.
네이버: 크게 웍스와 워크플레이스로 나뉘지만 두가지를 연동시킬 수 있다.
네이버 웍스: 메신저를 중심으로 이메일, 캘린더, 클라우드 스토리지 등.
네이버 워크플레이스: 결제, 예약 등.
콜라비: 국내 문서 기반 협업툴. 문서 한 장에 task, 일정, 의사결정내역 등을 비롯하여 업무 히스토리를 모두 담을 수 있는 협업툴. 프로젝트별/팀별 관리에 용이. 문서/할 일/캘린더/간트차트/칸반/메신저 등
잔디(JANDI): 메신저 기반 국내 업무용 협업툴. 주제별 대화방/문서 미리보기/조직도/드라이브/외부서비스 연동/할 일 관리/선물하기 등.
티그리스(TIGRIS): 메신저, 이메일, 전자결재 인사·근태관리 서비스 등.
Tmax WAPL: 메신저/화상회의/드라이브/메일/캘린더/노트 등.
NHN Dooray!: 국내 협업 올인원 서비스. 게시판 기반 프로젝트/메일/캘린더/드라이브/위키/메신저/화상회의/주소록/결재/근무관리 등.
