(1) 클라이언트가 작성한 메일을 서버로 전송할 때
(2) 인터넷을 통해 서버 간 메일을 전송할 때
이메일을 수신할 때 사용하는 프로토콜의 한 종류입니다. 이메일 서버에 도착한 메일을 클라이언트로 가져올 때 사용됩니다. 서버의 사서함으로부터 클라이언트 PC로 메일을 직접 다운로드하는 형식입니다.
헤더 부분과 본문을 모두 다운로드하고, 동시에 사서함에 있는 이메일이 삭제되는 것이 기본적인 특징입니다. 별도로 삭제되지 않도록 설정하는 것은 가능하지만, POP3 방식으로 이메일을 수신한 경우 메일이 다운로드된 로컬 PC에만 남아있게 되어 추가적인 설정을 하지 않는 한 다른 PC나 모바일 등의 기기로 동일한 이메일을 확인할 수 없습니다. 또한, 로컬 PC에서 메일을 삭제한 경우 서버에서 해당 메일을 확인할 수 없다는 단점이 존재합니다.
IMAP의 경우 이메일 서버와 동기화되는 방식입니다. 서버에 직접 접속하여 메일을 확인하는 방식이기 때문에, 메일 열람 후에도 서버에 이메일이 그대로 남아 여러 클라이언트를 통해 반복적으로 이메일을 확인할 수 있습니다. 또한, 수신자에게 메일의 헤더 부분만 보여주고 그 메일을 선택해야 메일 내용과 첨부파일 등의 본문을 다운로드하기 때문에 POP3 방식보다 빠르게 메일을 확인할 수 있습니다.
하지만 메일을 확인할 때마다 클라이언트와 서버가 통신해야 하므로 메일 서버의 통신 트래픽을 높이며, 오프라인 상태에서는 메일을 확인할 수 없다는 점과 개인 메일함의 용량이 곧 서버의 용량이기 때문에 주기적인 용량 관리가 필요합니다.