실무에서 데이터 분석가는 업무 특성상 여러 부서, 여러 팀과 마주할 일이 많다.
만약 평소와 같이 아침에 출근을 했는데 그 많은 사람들이 한번에 몰려와서 급하다며 나에게 분석 요청을 쏟아낸다면 어떻게 대처하겠는가?
오늘은 이러한 상황을 무사히 넘기기 위한 대처법을 알아보도록 하자.
분석 요청을 관리해야 하는 이유
나에게 쏟아지는 분석 요청은 감당 가능한 업무량을 지키면서 응해야한다.
기간 내에 해야할 분석이 감당 가능한 선을 벗어나게 된다면 매 분석마다 시간에 쫓길 수 밖에 없고 이러한 현상이 계속 반복되면 분석 퀄리티의 저하, 더 나아가 번아웃까지 이어지게 될 수 있다.
낮은 퀄리티의 분석으로 잘못된 정보를 전달한다고 해도 기업의 이해관계자는 우리의 분석을 검증할 시간이 없다. 우리의 분석 결과를 그대로 받아들이고, 잘못된 결정을 내리게 된다면 기업의 입장에서 큰 타격을 입을 수도 있을 것이다.
감당 가능한 업무량을 벗어난 분석은 기업에 큰 타격을 불러온다,
논리의 비약에 가깝지만 어쩌면 낮은 퀄리티 혹은 잘못된 분석이 불러올 나비효과라고 볼 수도 있을 것이다.
따라서 위와 같은 번아웃과 퀄리티 저하를 미연에 방지하기 위해 우리는 분석 요청을 업무량에 맞춰 관리해야 한다.
분석 요청을 관리하는 방법
명확한 우선순위
상황에 따라 다르겠지만 현재 내가 맡고있는 분석이 이제 막 들어온 요청보다 우선순위가 높다.
현재 진행 중인 분석들 때문에 요청을 받기 어려운 상황이라면 정확한 이유와 함께 요청을 받을 수 없다는 의사를 확실하게 전달해야 한다.
내가 현재 맡은 분석들 또한 기한과 중요성 등을 따져봤을 때 가장 먼저 처리해야 할 요청을 확실하게 알고 있는 것이 중요하다.
만약 약속한 기한을 넘길 것 같다면 사전에 정확한 이유를 설명하여 양해를 구하고 기한을 다시 정하는 것이 상호 신뢰 유지에 있어서 중요하게 작용할 것이다.
또한 우선순위를 관리하기 위해서 Ticket Management System을 활용하기도 한다.
Ticket Management System이란,
분석할 내용, 분석을 통한 비지니스 임팩트, 기한, 분석 결과를 전달할 포맷 등
분석 요청에 대한 전반적인 내용이 담긴 티켓을 분석 요청자가 생성하면 그 티켓 안에서 분석가와 요청자가 분석 결과와 추가 요청사항 등을 커뮤니케이션 할 수 있도록 구축된 시스템을 말한다.
넓은 인맥의 활용
우선순위에 따라 확실하게 거부했음에도 불구하고 계속 요청을 시도한다면 넓은 인맥을 활용하는 것이 두번째 방법이다.
데이터 분석가는 그 업무의 특성상 여러 부서의 직원들과 마주칠 일이 많다. 이러한 점을 이용하여 직장 내에서 두루두루 인맥을 쌓아둔다면 여러 상황에서 유용한 돌파구로 작용할 수 있게 된다.
내가 상황이 여의치 않아서 분석을 맡지 못해도 만약 요청받은 내용이 다른 분석팀에서 다루고 있는 내용이라면 해당 팀에 도움을 요청할 수 있다. 또한 다른 팀이 다루는 데이터에 대해 알고 있으면 해당 데이터가 필요할 때 데이터를 요청하여 빠르게 분석할 수 있게 된다.
그러기 위해서는 넓은 인맥과 네트워킹을 통해 다른 팀에서 어떤 분석을 하고 어떤 데이터를 다루는지, 즉 주어진 상황에서 누구에게 연락을 해야 하는지 알고있는 것이 중요하다.
리포팅 자동화
세번째 방법은 리포팅 자동화이다.
비정기적으로 행해지는 리포팅도 존재하지만, 일간/주간/월간 등 일상에서 반복적으로 행해지는 정기적인 리포팅 또한 존재한다.
이러한 리포팅은 일정 기간마다 행해지는 만큼 언제나 업무량을 증가시키는데 큰 몫을 차지하게 된다.
만약 리포팅을 자동화시킨다면 어떨까?
리포팅을 자동화시킨다면 반복적이고 복잡한 수작업 없이 리포트를 자동 생성하여 업무 시간을 절약하고 업무 효율을 향상시킬 수 있게 될 것이다.
리포팅 자동화는 주로 리포팅툴을 이용하게 된다.
리포팅툴의 종류로는 Tableau, OZ Report 등 여러가지가 존재하며, 이러한 리포팅툴을 통해 대시보드를 만들어 효과적인 리포팅을 할 수 있다.
협업툴
협업툴은 커뮤니케이션, To-Do List 및 일정 등의 우선순위 관리, 파일 공유 등 협업을 도와주는 툴을 의미한다. 따라서 협업툴을 활용한다면 위의 두가지 방법을 한번에 커버가 가능하다.
협업툴의 종류는 Slack, MS Teams, Facebook Workplace 등 매우 다양하다.
하지만 협업툴을 사용하기에 앞서 먼저 해결해야 할 것은 협업 프로세스의 구축이다.
협업 프로세스
사실 오늘의 메인 주제는 바로 협업 프로세스이다.
협업 프로세스란 협업의 구조, 혹은 방식이라고 볼 수 있을 것이다.
이러한 협업의 구조와 방식을 정의하는데 필요한 과정 중 세가지를 알아보도록 하자.
1. 업무 범위 정의 및 To-Do List
협업 프로세스 구축의 첫번째는 업무 범위를 정의하고 To-Do List를 정리하는 것이다.
한 팀 안에서 서로 같은 직무를 맡고 있더라도 서로 생각한 업무의 범위는 저마다 다를 수 있기에 미리 업무 범위 및 내용에 대한 정의를 마쳐야한다.
서로의 업무 범위에 대해 명확히 하지 않는다면 꼭 해야할 일을 빠트리거나 중복해서 수행하는 일이 발생할 것이다.
따라서 할 일의 목록, To-Do List를 작성하기에 앞서 업무 범위를 정확하게 인지하여야 한다.
2. 우선순위 부여
두번째는 To-Do List에 대한 우선순위를 부여하는 것이다.
업무에 우선순위를 부여한다면 업무시간의 단축과 효율을 효과적으로 끌어올릴 수 있다.
하지만 1번의 업무 범위와 마찬가지로 각자 생각하는 우선순위가 다 똑같지만은 않을 것이다.
따라서 각 부서와 팀들이 생각하는 목적을 하나로 통일하여 그 목적을 기준으로 잡는 것이 To-Do List를 분류하여 우선순위를 지정하는데 도움이 될 것이다.
3. 기본 원칙
세번째는 조직 구성원들이 지켜야 할 기본적인 약속과 원칙을 정하는 것이다.
협업은 다양한 직책을 갖고 있는 다양한 유형의 사람들이 모여서 함께 진행하기 때문에 협업의 내부에서 권력관계나 다른 이슈 등이 발생할 수 있다.
하지만 기본 원칙을 정함으로써 위의 요소로 인해 협업이 방해 받는 것을 방지할 수 있다.
기본 원칙은 협업을 진행할 구성원들이 서로 합의 하에 함께 결정하는 것이 좋으며, 기억하기 쉽도록 세부 항목은 적을수록 좋다. 또한 이렇게 정해진 기본 원칙은 누구에게나 엄격하게 적용될 수 있도록 해야한다.
오늘은 이렇게 쏟아지는 분석 요청에 대처하고 예방하는 법, 그 중에서도 협업 프로세스에 대해서 조금 더 중점적으로 알아보았다.
세상에 존재하는 수많은 기업 중에는 협업 프로세스를 활용하는 곳도 있을 것이고, 협업 프로세스가 구축이 안된 곳, 그리고 구축은 했지만 제대로 돌아가지 않는 곳 등 다양한 업무 환경을 가진 기업이 있을 것이다.
만약 자신이 속한 조직에 제대로 된 협업 프로세스가 없어 불편함을 느낀다면, 쉽지 않겠지만 조직 구성원 모두와 협력하여 이러한 협업 프로세스를 구축할 수 있도록 노력해보자.
처음 적용하고 적응하고, 또 정착시키는데 오랜 시간이 걸릴 것이고 쉽지 않겠지만 장기적으로 본다면 업무 시간 절약 및 업무 효율 향상 등으로 조직 구성원과 기업 모두에게 이익으로 돌아 올 것이다.
