팀원들과 만든 와이어 프레임을 만들고 계속 시뮬 레이션 하며
앱의 오류가 있나 찾아봤다.
그러다가 워크플로우에 대해 알게 되었는데
팀프로젝트를 할때 유용한 과정이라 생각하게 되어 정리해 보게 되었다.
워크 플로란?
워크플로는 적절한 시기에 알맞은 담당자를 정확한 데이터로 연결하여 팀이 목표를 달성하도록 도와주는 일련의 과정
워크플로를 설정하면 이해하기 쉽고 반복 가능한 방식으로 정보를 정리할 수 있다.
효과적인 워크플로에는 7단계가 있으며, 대략 계획, 실행, 검토라는 3가지 단계로 구분할 수 있다.
- 계획
- 아이데이션(Ideation) 및 정보 수집
- 요청 수신
- 우선순위 지정 및 리소스 배분
- 실행
- 진행 및 검토
- 진행 상태 추적
- 검토
- 승인
- 보고
워크플로를 적절하게 수립하면 팀의 프로세스가 명확해져 목표를 더 빠르게 달성할 수 있다.
마케팅 캠페인, 신입 사원 온보딩 프로그램, 조달과 같이 최종 목표가 정해져 있는 시간 기반 이니셔티브뿐만 아니라 콘텐츠 일정, IT 요청, 버그 추적과 같은 반복 프로세스와 일상 업무에 적용할 효과적인 워크플로를 수립할 수 있다.
중요한 이유
중요한 점은 비즈니스에 중요한 프로세스를 체계화하여 조직의 구조를 만드는 것
이렇게 하면 다음 단계가 무엇인지 또는 누가 프로젝트의 어떤 부분을 담당하는지가 더 이상 모호해지지 않는다.
그렇게 구조를 잘 짠 워크플로우는 이런 이점이 있다.
- 프로젝트에 참여하는 팀원 간 조율 간소화
- 생산성 증대(품질을 타협하거나 비용을 낭비하지 않음)
- 리소스 배정 개선
- 프로젝트 가시성 개선
- 모든 정보를 한 곳에서 추적할 수 있으므로 리더가 더 스마트한 의사 결정 가능
- 수동 정보 수집 및 업무 중복 감소
- 일원화된 정보 소스에서 모든 정보를 수집하여 데이터 사일로 현상 방지
- 팀원이 담당하는 업무가 전체 목적과 목표에 어떻게 기여하는지 명확하게 제시
- 추측에 기반한 업무 감소 및 팀원이 불필요한 요소에 얽매이지 않는 업무 환경 제공
- 중앙 정보 허브에서 임시 프로세스 및 일회성 시스템 제거
매번 처음부터 프로세스를 다시 만드는 대신 워크플로를 도입하면 팀의 역량이 강화되고 유연해진다.
워크플로우 7단계
효과적인 워크플로를 생성하는 7단계는 계획, 실행, 검토라는 3가지 단계로 나누어져 있다.
이러한 단계를 도입하면 이해하기 쉽고 반복 가능한 방식으로 업무를 정리할 수 있다.
1단계: 아이데이션 및 정보 수집
모든 워크플로는 아이디어에서 시작
종종 아이디어가 완전한 형태를 갖추기도 하지만, 팀이 몇 가지 지침을 기반으로 새로운 이니셔티브에 착수하기도 한다.
이 단계에서는 정리되지 않은 정보를 수집하고 프로젝트에 대한 아이디어를 도출한다.
2단계: 요청 수신
앞으로 수행할 업무를 전반적으로 파악했다면 세부 사항과 프로젝트 계획을 수립
워크플로의 이 단계에서는 관련 데이터나 정보를 확보하고 비즈니스 니즈를 파악해야 한다.
이를 통해 구축하는 프로세스, 관련된 프로젝트 이해관계자, 궁극적으로 완료해야 하는 업무를 파악할 수 있다.
3단계: 우선순위 지정 및 리소스 배분
이 단계에서 리소스 배정으로 시작한다.
효과적으로 업무 우선순위를 지정하고 팀 작업 수용량에 따라 업무를 배정하려면 프로세스에 대한 가시성을 확보해야 한다.
효과적인 워크플로는 단순히 생산성을 극대화하고 최대한 많은 업무를 완료하는 데 그치는 것이 아니라, 창의력을 발휘할 기회를 마련하는 것
업무량 관리를 성공적으로 수행하면 직원들의 역량이 강화되고 혼란이 줄어든다. 이로 인해 팀이 일과를 끝마칠 때 지치는 대신 만족감을 느낄 수 있다.
워크플로의 이 단계를 반복 가능하게 만들려면 이를 자동화해야 한다.
각 팀원의 작업 수용량을 명확하게 파악했다면 워크플로 자동화를 사용하여 업무를 알맞은 팀원에게 정확하게 배정한다.
각 프로젝트의 우선순위를 명확히 하고, 팀원이 가장 중요한 업무를 끝낼 수 있도록 필요에 따라 마감일을 조정한다.
4단계: 진행 및 검토
이 단계는 워크플로 ‘작업’의 핵심이다.
프로젝트 결과물을 위해 작업을 진행하고, 피드백 프로세스에 따라 검토하고 반복하며, 이해관계자에게 승인을 요청하여 피드백을 받는다.
동일한 곳에서 커뮤니케이션을 수행하고 파일을 공유하면 팀원들이 일을 위한 일에 허비되는 시간을 줄이고 실제 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있다.
그런 다음, 자동화를 사용하여 업무에 착수하고 적절한 타이밍에 필요한 정보를 확보할 수 있다
5단계: 진행 상태 추적
워크플로의 핵심은 팀의 모든 구성원이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행하는 것
실제로는 데이터가 여러 툴에 분산된 경우가 많으므로 프로젝트 진행 상태를 보고하려면 다른 툴을 전환하면서 수작업으로 정보를 한 곳에 수집해야 한다.
대신에, 업무를 수행하는 동일한 곳에서 프로젝트 상태 업데이트를 공유하면 모든 구성원이 업무 현황을 파악할 수 있다.
6단계: 승인
승인 워크플로를 사용하면 승인 단계를 자동화해서 명확하고 간편한 프로세스를 통해 이해관계자로부터 최종 승인을 받을 수 있다.
7단계: 보고
워크플로의 마지막 단계는 진행 상태에 대해 보고하고 데이터를 상세하게 분석하여 잘 진행된 점과 개선할 점을 파악하는 것
이를 통해 향후 프로젝트를 최적화하거나 현재 워크플로를 개선할 수도 있다.
참조: https://asana.com/ko/resources/workflow-examples
확실히 지금 팀을 운영하는대 엉성한부분이 있다는게 느껴졌다.
개발도 중요하지만 팀단위 프로젝트에선 체계적인 프로세스를 구축하는게, 오히려 개발만 하는 것보다 더 빠르고 효율적으로 작업을 완료 할 수 있을 것 같다.
우리팀의 워크 플로우를 구축하고 효율적으로 운영 할 방법을 조금더 고민해 봐야겠다.
