서술식 : 서술식은 '~다'로 끝나는 완전한 문장으로 구성된 글이다.
- 무엇을 설명하거나 논증할 때 주로 사용하는 방식이다.
개조식 : 신문의 헤드라인을 쓰거나 어떤 사항을 나열 할 때 사용한다.
- 행사의 개요를 적을 때 일자, 장소, 참가자 등을 종결 어미(~다) 대신 명사(완료)나 용언의 명사형 (~했음)으로 끝내는 것을 개조식이라 한다. 주로 릴리스 문서나 장애 보고서를 쓸 때 개조식으로 쓴다.
도식 : 사물의 구조나 관계, 상태를 그림이나 서식으로 보여주는 것이다.
- 행과 열로 이뤄진 표이다. 행렬에 글만 있으면 표, 막대그림이 있으면 도표다. 여기서 도식은 주로 표를 의미한다.
줄거리가 있는 설명이나 이야기라면 서술식으로 써야한다. 항목과 내용이 반복되거나 서술식에서 강조가 필요한 내용이라면 개조식으로 써야한다. 각 항목이나 사항의 관계를 명확히 규정하고 싶다면 도식으로 써야한다.
개조식 서술 방식과 글머리 기호
개조식으로 쓸 때는 글머리 기호를 꼭 써야한다.
글머리 기호의 쓰임새는 글의 진술 방식으로 나뉜다.
글의 진술 방식은 설명, 묘사, 논증, 서사가 있다.
설명 : 하위 요소로 갈수록 부가 설명이 되면서 중요도가 낮아지므로 크기가 작아지고 들여쓰기를 해야한다.
묘사 : 원형문자를 사용한다.
논증 : 내용이 논리관계(귀납, 연역, 인과, 유추, 비교, 단계 등) 구성
서사 : 순서나 단계를 나타낼때는 1,2,3 가, 나, 다등 숫자나 문자를 사용한다.
단락을 구조화하는 위계
비즈니스 문서에는 문단과 문단 사이에 위계가 있어야한다.
비즈니스 문서에 위계가 없으면 비즈니스 문서가 아니라 소설이 된다.
이때 위계는 위치와 계층을 합한 말이다.
문서에서는 낮은 문장을 더 들여쓰기함으로써 위치를 맞춘다.
문서를 능숙하게 쓰는 사람들은 들여쓰기를할 때 문서 작성 툴이 제공하는 서식을 활용해 탭이나 스타일로 조정한다.