일터에서 소통하는 것이 중요합니다. 멤버 모두를 참여시킬 때 일주일에 한 번씩 보고서를 쓰는 것이 대다수 팀에 도움이 됩니다. 사장님에게 업무 진행 상황을 총결산하는 것은 업무 관리에 도움이 됩니다. 모두가 현재의 사업 상황을 알 수 있도록 하는 것이 도움이 됩니다.
보통 일주일에 한 번씩 주간 보고서를 씁니다. 이 글에서는 어떻게 정의하고 그리고 주간 보고서를 효과적으로 작성할 것을 제안합니다.
주간 보고서란 무엇입니까?
더 자세히 알아보기 전에 먼저 주간 보고서가 무엇인지 살펴보겠습니다. 일반적으로 주간 보고서는 태스크의 상태에 대한 내부 커뮤니케이션 도구를 말합니다. 그 결과 주간 프로젝트 보고서 또는 주간 활동 보고서라고도 부릅니다.
주간 보고서의 의미는 양쪽에서 검토할 수 있습니다. 관리자나 상사의 경우, 주간 리포트는 직원의 계획 및 활동을 추적하는 도구 역할을 하며 연간 성과 검토를 위한 좋은 참고 자료 역할을 합니다. 일반 직원들에게 주간 리포트는 관리자에게 자신의 목표와 현재 하고 있는 일을 알려주는 효과적인 상향 커뮤니케이션 방법입니다. 정확하고 유익한 진행 상황 보고서는 작업 결과에 대한 설득력 있는 증거가 될 수 있습니다.
어떻게 효율적으로 주간 보고서를 작성합니까?
주간 리포트를 효과적으로 만들기 위해서는 반드시 몇 가지 전제 조건을 만족시킵니다. 첫째, 명확하고 간결해야 하며, 둘째, 실시간으로 전달해야 합니다.
1.리포트를 명확하고 간결하게 만들기
모든 것이 시작되기 전에, 보고서의 목표에 대해 명확히 해야 합니다. 예를 들어, 영업 부서 사람들은 7일마다 매출 KPI를 공유하기 위해 매출 현황 보고서를 작성합니다. 마케팅 부서는 마케팅 효과에 초점을 맞출 수 있습니다. IT 부서는 프로젝트 개발의 최신 진행 상황에 초점을 맞출 수 있습니다.
매출 현황 보고서에 관련 자료 참고: 시각화 대시보드를 만들기 위해 고려해야 하는 4가지
관련 데이터를 수집하고 표, 그래프 및 차트로 표시하여 보다 직관적으로 표시할 수 있습니다. 원형 차트 및 진행 표시줄과 같은 그래프는 이해하기 쉽고 리포트 공간을 너무 많이 차지하지 않습니다. 이러한 종류의 간단한 차트를 사용하는 것이 좋습니다. 그러나 너무 복잡한 차트는 가독성을 떨어뜨리고 워크로드를 증가시키므로 사용하지 마십시오.
데이터 시각화 차트 : FineReport(파인리포트)
주간 보고서 템플릿은 보고서 작성 프로세스를 단순화하기 위해 존재합니다. 팀마다 다른 디자인이나 템플릿을 사용합니다. 어떤 경우에도 주간 업무와 진행 상황을 유익하고 간결하며 정직하게 제시해야 합니다.
Excel 또는 Word를 사용하여 매주 진행 상황을 기록하는 경우 인터넷에서 다운로드할 수 있는 많은 무료 템플릿을 찾을 수 있습니다. 팀 형식에 따라 적응형 조정을 수행합니다. 그러나 일부 제조, 재무 및 영업 부서의 경우 일별 및 주간 데이터는 매우 크고 복잡합니다. 이때 엑셀과 Word를 사용하여 일일 보고서를 작성하면 데이터를 복사, 붙여넣기 및 확인하는 데 시간이 오래 걸리는 경우가 많습니다.
해결책은 보고서의 자동화 기술을 도입하는 것입니다. 통계 복잡성이 있는 주간 보고서의 경우, 자동화된 절차를 통해 관련 데이터를 구성 및 계산하고 사전 설정된 템플릿을 기반으로 계절 보고서를 생성할 수 있습니다.
핵심은 두 가지 점에 있습니다.
l 템플릿 구축
l 템플릿 기반 보고서를 자동으로 생성합니다.
템플릿 구축은 템플릿을 한 번만 작성하면 나중에 직접 적용할 수 있다는 것을 의미합니다. 데이터만 기록하면 보고서 자동화 도구가 템플릿을 기반으로 관련 데이터를 직접 컴파일하여 보고서를 작성할 수 있습니다.
다음은 FineReport(파인리포트)로 만든 리포트 템플릿입니다. 데이터 연결을 설정한 후 자동으로 데이터를 가져와 리포트를 작성할 수 있습니다.
주간 리포트 즉시 발송
일반적으로 직원들의 주간 리포트는 정기적으로 상사의 우편함에 제시간에 보내야 하지만, 매번 수동으로 보내야 합니다. 일단 일시적인 사건이 생기면 리포트가 지연될 수 있습니다. 또한 이 문제는 비교적 쉽게 해결할 수 있으며, 작업 예약을 통해 완료된 리포트를 정기적으로 게시할 수 있습니다. 지칠 줄 모르는 반복적인 게시 작업에서 벗어나 추가 작업 없이 쉽고 빠르게 일일, 월별, 분기별, 연간 보고서를 작성할 수 있습니다.
여기서는 FineReport의 의사결정 플랫폼을 사용하여 작업 스케줄을 설정합니다. 의사결정 플랫폼은 FineReport의 내장된 보고서 관리 시스템입니다. 관리자는 의사결정 플랫폼을 통해 권한 할당, 사용자 관리, 시스템 관리 등을 수행할 수 있습니다.
마지막으로
본 문장에서는 주간 리포트의 정의와 의미를 검토하고 주간 리포트 작성 방법에 대한 실질적인 제안을 제공하였습니다. 또한 주간 리포트를 자동화하는 방법을 시연하기 위해 FineReport를 사용했습니다.
FineReport는 전문적인 리포트 소프트웨어이며 무료 개인 버전도 제공합니다. 관심이 있다면 한번 해보세요~
