저희는 이전 시간에 우리가 어떠한 프로젝트를 할 것인가에 대한 개요를 알아 봤으며, 최종적으로 만들고자 했던 목표 역시 함께 알아봤습니다.
주요한 요점은 결국 수기식으로 작성됐던 숙박업을 분석하고, 이 업무를 SQL로 옮기는 작업을 하게된다는 것입니다.
개요
이번시간에 저희가 하고자 하는 작업은 업무 분석입니다. 해당 단계가 정확히 이루어져야 실제 논리적, 물리적 스키마 단계에서 차질없이 테이블을 생성하고 데이터를 넣을 수 있는 구성을 만들어 놓을 수 있을 것입니다.
업무 기능도
저희는 이렇게 각 업무가 어떻게 진행되는지 분석을 통해서 최종적으로는 업무 기능도를 작성 할 것입니다.
이전에 말씀드렸던 계획에서는 오직 4개의 관리 시스템만을 보여드렸습니다.
그런데 실제 방문해보니 이보다 더욱 자세하게 다뤄야 할 업무들이 존재했습니다.
너무나도 많고 각각 자세한 사항이 많아 상위 업무와 각 상위 업무에 할당된 하위 업무로 나누어 설명 드리도록 하겠습니다.
먼저 상위 업무는 다음과 같습니다.
상위 업무
총 7개의 상위 요소로 이루어져 있습니다.
- 객실 관리 시스템: 객실 관리 시스템에서는 각 객실 및 전체 객실의 상태를 파악하는 것이 주 업무입니다.
- 예약 관리 시스템: 예약 관리 시스템에서는 예약시 고려되는 여러 조건들을 검토하여 업무를 구성합니다. 조건에 해당되는 요소는 차량의 유무나 현장 및 예약 결제등이 있습니다.
- 재고 관리 시스템: 재고 관리 시스템에서는 기존에 존재하는 재고를 다양하게 관리합니다.
- 직원 관리 시스템: 직원 관리 시스템에서는 각 직원의 근무 스케줄 및 명단을 관리합니다. 예로 휴무일이나 직책에 따른 스케줄과 명단을 관리해 볼 수 있습니다.
- 협력업체 관리 시스템: 협력업체 관리 시스템에서는 각종 대규모 작업이나 점검을 위한 협력업체를 관리합니다. 계약 기간 갱신이나 점검을 위한 마지막 방문 날짜 등이 포함됩니다.
- 매출 관리 시스템: 매출 관리 시스템에서는 각 객실 내역을 바탕으로 실제 내역을 조회하거나 관리합니다. 객실의 등급이나 주차 유무에 따라 가격이 상이해지기에 이 내용을 바탕으로 금액을 정산 및 관리합니다.
- 지출 관리 시스템: 지출 관리 시스템에서는 재고 발주 및 광고등에 의한 여러 지출 조회 및 관리를 할 수 있습니다. 협력업체부터 인건비까지 다양한 항목에 대해 지출을 관리하는 시스템 입니다.
자 이렇게 총 7개의 상위 업무에 대해 알아봤습니다. 이제부터는 각 상위 업무가 어떻게 하위 업무로 나뉘는지 파악해보겠습니다.
하위 업무
1. 객실 관리 시스템
객실 관리 시스템에서는 크게 객실 지정 업무, 객실 가격 설정 업무, 객실 유지 업무로 나누어 볼 수 있습니다.
객실 지정 업무에서는 전체 업체의 객실을 파악하여 예약하지 않은 현재 고객이 사용 가능한 객실과 가능하지 않은 객실을 파악합니다. 사용이 가능하지 않은 객실의 경우에는 해당 객실의 상태를 보여주어 현재 객실에 고객이 입실한 상태인지, 객실 청소중인지, 객실 공사 중인지 상태로 구분합니다.
객실 가격 설정 업무에서는 조금 독특하게 작동합니다. 이는 지배인 혹은 사장이 직접 수동으로 가격을 설정해 줘야 하기 때문인데, 예를 들면 성수기나 비성수기가 있습니다. 시즌별로 몰리는 시기가 일정한 부분이 있을 수는 있지만, 항상 그 수요를 예측할 수 없기 때문에 이 업무는 수동으로 동작하며, 따로 업무로 분류한 이유입니다. 또 다른 예시로는 객실별 등급 같은 사항이 있습니다.
객실 유지 업무에서는 객실에 존재하는 전자기기가 고장나거나, 퇴실한지 얼마 되지 않았을 경우 청소 유무등을 따져 시스템을 처리하는 업무입니다.
2. 예약 관리 시스템
차량관리, 예약 및 현장 결제 확인, 결제 수단 확인 업무로 나누어 볼 수 있습니다.
차량 관리 업무에서는 예약한 고객이 차량을 이용하는지, 도보를 이용하는지 판단합니다. 이 사항을 왜 따지냐면, 실제 예약 시 가격에 영향을 직접적으로 미치는 요소이기 때문입니다.
예약 및 현장 결제 확인 업무에서는 실제 해당 손님이 현장까지 왔는지 혹은 안왔는지로 구분지어 입실완료 및 입실전으로 상태를 갱신하는 업무입니다. 현장까지 왔는지 안왔는지 구분짓는 이유는 이후에 이어지는 키 카드 관리 업무 등과 연계되기 때문입니다.
결제 수단 확인 업무에서는 앱을 통해 예약 결제를 할 경우 쿠폰을 사용하거나 일부 신용카드로 결제할 경우 혜택을 제공받는데, 이를 위해 업무로 따로 분류하였습니다.
3. 재고 관리 시스템
다음은 재고 관리 시스템입니다. 이 업무는 재고 현황 확인과도 일맥상통 합니다.
하위 업무로는 객실용품 관리, 결품 발주, 키 관리 업무로 나누어 볼 수 있습니다.
객실용품 관리에서는 각 객실에 할당돼야 할 일회용품, 세탁품, 침구류 및 고장 유무에 따른 전자기기가 있는데, 해당 물품이 부족하거나 고장시에 관리하는 업무가 됩니다.
결품 발주에서는 위의 항목에서 필요한 전자기기나 일회용품등을 추가적으로 구매하기 위함입니다. 즉 해당 프로세스를 나누게 된 이유는 결국 객실용품 현황을 먼저 확인 해보고 그 결과에 대한 조치를 별개의 업무에서 처리해야 하기 때문입니다.
키 관리에서는 각 호실에 비치되어야 할 개인 키 및 청소나 공사등을 위한 지배인의 마스터 키 등이 존재합니다. 각 키는 분실시에 결품 발주 업무와 상호작용 합니다.
4. 직원 관리 시스템
다음은 직원 관리 시스템 입니다.
스케줄 관리 및 근태 확인, 직원 명단 관리가 존재합니다.
스케줄 관리 및 근태 확인업무 에서는 각 직원들에 대한 휴무일을 조회하며, 추가적으로 근무 형태에 따라 크루 근무, 야간 및 주간 업무등에 해당하는 직원들에 한해 비치할 인원들을 미리 나누는 업무를 봅니다.
직원 명단 관리업무에서는 각 직원들의 직책을 조회하며, 예를 들어 청소원의 경우에는 협력업체 갱신 혹은 월급과 이어 업무를 확인할 수 있습니다.
5. 협력 업체 관리 시스템
다음은 협력 업체 관리 시스템 입니다.
계약 기간 확인과 방문 날짜 확인업무로 나누어 볼 수 있습니다. 각 업무는 실제 재고를 담당하는 협력업체와 점검을 위한 업체가 나누어지기 때문에 업무를 둘 로 나누었습니다.
계약 기간 확인업무에서는 세탁, 공사 설비 등에 대해 만료시까지 남은 기간을 확인하여 추가적인 갱신 업무를 하기 위함입니다.
방문 날짜 확인업무에서는 소방, 엘레베이터 같은 주기적으로 안전 점검등을 받아야 하는 기간을 확인하여 방문 날짜 임박 시 해당 업체와 연락하여 주기적으로 이 날짜를 갱신하기 위함입니다.
6. 매출 관리 시스템
매출 관리 시스템에서는 방 매출을 확인하는 업무를 합니다.
각 방에서 등급별, 기간별에 따른 가격이 상이하기 때문에 이를 종합하여 주별 / 월별로 계산하는 업무를 진행합니다.
7. 지출 관리 시스템
지출 관리 시스템 업무에서는 크게 광고 대행 금액, 협력 업체 계약금, 임금 지불, 재고 지출의 업무가 있습니다.
광고 대행 금액은 앱에서 광고를 등급별로 받게 되는데 (배너 위치나 노출 빈도에 따라 가격이 다름), 이때 발생하는 금액을 광고 대행 금액 업무라고 합니다.
협력 업체 계약금은 짧으면 한 달, 길게는 1년 이상의 시간 동안 한 업체와 계약하게 되는데 이 때 발생한 금액에 대한 업무를 진행합니다.
임금 지불은 각 직원에 따라 지불해야 하는 인건비를 나타냅니다. 직책, 근무 시간에 따라 상이하게 존재합니다.
재고 지출은 고장난 부품이나 결품에 대해 지출이 생기는 부분을 기록하는 업무입니다.
마무리
자 이렇게 총 7개의 상위 업무와 각 업무가 어떤 업무를 하는지 하위 업무까지 봤습니다.
그렇다면 이 업무들은 실제로 어떤 순서대로, 또 각 업무는 어떤 상호작용을 하면서 전체 업무를 꾸려갈지 궁금하실 겁니다.
해당 업무를 업무 흐름도라고 하며 보통 DFD(Data-Flow-Diagram)로 그려서 표현합니다.
다음 포스팅 때는 이 업무를 살펴보고 실제 어떤 식으로 흘러가는지 파악해보도록 하겠습니다.
