프로젝트를 진행하다 보면 코드만큼이나 중요한 게 회의입니다. 하지만 회의는 언제나 예상치 못한 문제를 데려오곤 하죠. 🤦♀️
이번 포스트는 기술적인 이야기가 아니라, 팀 협업에서 필요한 소프트 스킬에 대한 경험담입니다.
실제로 프로젝트 기획 회의에서 겪었던 두 가지 문제 상황과, 이를 어떻게 해결했는지를 풀어보려고 합니다.
1. ✂️ 업무 분담의 경계가 모호해졌을 때
기존 방식
저희 팀은 회의를 할 때 업무 시간을 관리하는 사람, 의사 결정자, 주제가 벗어나면 방향을 재설정해주는 사람, 회의 진행자, 서기 등 역할을 나눠서 진행했습니다. 매일 로테이션을 돌리면서 각자 역할을 돌아가며 맡았죠.
문제 상황
시간이 지나면서 점점 문제가 보였습니다.
- 경계가 애매해져서 서로의 역할이 겹치고,
- 책임이 분산되며,
- 누가 어떤 결정을 내려야 하는지 혼란스러운 상황이 생겼습니다.
회의 도중에는 의견만 오가다가 결론이 흐려지는 경우가 많았어요. 😶🌫️
해결 방안
매번 돌리는 대신, 각 역할을 가장 잘 수행했던 사람을 고정된 담당자로 정했습니다. 팀원 모두 동의하에 각자 맡을 업무를 확정했고, 저는 ‘의사 결정자’를 맡았습니다.
결과
이후 회의 플로우가 크게 개선됐습니다. 예전에는 기획 중간에 갈팡질팡하는 경우가 많았는데, 책임이 명확해지니 결론이 훨씬 또렷하게 나왔습니다.
2. ⛰️ 회의 주제에서 벗어나는 이야기
기존 방식
회의 문서를 노션에 작성해두고 진행했습니다. 📋
문제 상황
막상 회의에 들어가면 분위기가 산만해지고, 주제에서 벗어나는 이야기가 자주 튀어나왔습니다. 노션은 화면을 따로 보지 않으면 잘 안 보이다 보니, 주제 의식이 흐려졌던 것 같습니다.
해결 방안
아주 단순한 방법이었지만 효과적이었습니다. 모두가 볼 수 있는 화이트보드에, 오늘의 주제를 큰 글씨로 적어놓고 진행했습니다. 🧑🏫
결과
회의가 산만하게 흐르는 경우가 거의 사라졌습니다. 누군가 주제에서 벗어나려 할 때, 자연스럽게 다시 화이트보드로 시선이 돌아가면서 정리가 됐습니다.
생각보다 별거 아닌 방법인데, 효과는 컸습니다. 다시 한 번 “단순한 방법이 가장 강력할 수 있다”는 걸 느꼈습니다.
마무리
코드에서 버그를 잡듯, 회의에서도 트러블슈팅이 필요합니다. 이번 경험을 통해 배운 점은 이겁니다.
- 역할은 분명히, 잘하는 사람이 맡자.
- 주제는 모두의 눈에 잘 보이게, 단순할수록 좋다.
작은 변화였지만, 팀 전체의 기획 효율을 크게 끌어올린 사례였습니다. 앞으로도 이렇게 사소하지만 임팩트 있는 방법들을 계속 찾아보고 싶습니다. 🚀
