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효율로 승부 보는 법
생산성 전문가 크리스 베일리의 <그들이 어떻게 해내는지 나는 안다> 라는 책에 따르면 할 일을 정의하고 목록으로 만드는 것만으로도 복잡한 머릿속이 비워지고 스트레스 수치가 줄어든다고 한다.
할 일 목록 만들기 원칙
할 일 목록을 만들 때 아래 원칙을 적용해볼 수 있다.
- 반드시 목록화합니다. 중요한 점은 머릿속에 있는 추상적인 할 일들을 밖으로 끄집어내 실체화하는 것이다.
- 최대한 바로 행동으로 옮길 수 있는 단위로 적는다. 추상적으로 일의 단위를 정의하면 바로 행동에 옮길 수 없다.
- 우선순위를 정한다. 행동으로 옮길 일 중에 어떤 것이 우선인지 파악하는 능력은 중요하다. 효율을 높이려면 필수적으로 필요한 원칙이다.
목록들을 나열한 뒤, 우선순위를 정해서 하나하나씩 업무를 진행하면 된다. 이렇게 일을 하면 일의 진행률도 파악할 수 있고 무엇보다도 일정을 좀 더 명확하게 예측할 수 있다. 스스로 PM이 됐다고 생각하고 연습 삼아 이렇게 일을 해보는 것이 좋다.
효율의 핵심
효율의 핵심은 바로 집중력이다.
우리가 하루에 사용할 수 있는 주의력은 정해져 있다. 즉, 최고로 효율을 낼 수 있는 시간 역시 한정적이라는 의미이다. 그런데 막상 주의력이 충분할 때 그 주의력을 중요한 일에 사용하는 것이 아니라 유튜브를 보거나 중요도가 낮은 일에 소모한다는 것이다.
이 사실을 알았다면, 최대한 주의력을 아끼면서 중요한 일에 먼저 쓸 수 있도록 환경을 바꿔야 한다. 업무에서 중요한 일일수록, 좋은 판단을 할 확률이 높은 아침 시간대에 하고, 반복적이고 기계적인 작업은 오후 이후로 일정을 잡아 처리하는 것이 효율적이다.
데드라인 이펙트
데드라인 이펙트는 마감 기한을 정해놓고 자신을 밀어붙여 집중력을 높이는 방법이다. 하지만 이 방식은 압박과 스트레스를 활용한 방법이기 때문에 지속할 수 없다. 단기간 처리해야하는 프로젝트성 일에 쓰거나 완급조절을 해가면서 사용해야 한다.
뽀모도로 기법
25분 집중으로 하고 5분간 휴식을 취해서 1번의 주기가 끝나야 1 뽀모도로가 적립된다. 이것의 의미는 내가 적어도 25분은 생산성을 위해 집중력을 최대로 사용했다는 것이다.
생산성을 높이려면 더 많은 뽀모도로를 적립하는 것을 목표로 우선 훈련한다. 그러다보면 더 이상 뽀모도로 개수를 늘릴 수 없는 지점이 오게 된다. 그때에는 1개의 뽀모도로를 적립할 때 더 많은 일들을 처리할 수 있도록 노력하면 된다.
TODO 리스트의 문제
기존에도 출근 직후 매일 아침에 TODO 리스트를 작성해왔다. 하지만 점점 이 TODO 리스트가 무의미하게 느껴졌는데 그 이유는 다음과 같다.
- 작성한 리스트를 다 하지 않는다.
- 우선순위로 배치하지 않는다. 또 그 순서대로 업무를 진행하지 않는다.
- 워킹 hour를 계산하지 않고 생각나는대로 작성한다.
- 상세하게 적지 않는다.
- 출근해서 가장 먼저 적지 않는다.
- 오늘의 할 일만 적다보니 이번 주 혹은 전체 TODO 리스트에 대한 정리가 어렵다.
해결
TODO 리스트의 문제를 어떻게 해결할 수 있을 지 고민해봤다.
- 매주 월요일 오전에 금주 working hour를 산정한다. (처음 몇주는 캘린더의 일정을 기반으로 산정한다. 이후에는 한주에 진행할 수 있는 뽀모도로의 개수를 기반으로 일정을 산정한다.)
- 금주의 working hour 혹은 뽀모도로를 기반으로 이번 주에 진행할 TODO 리스트를 잡는다.
- 각 task에 대한 working hour를 산정한다. (처음 몇주는 시간 단위로 산정한다. 이후에는 뽀모도로의 개수로 산정한다.)
- 하루에 쓸 수 있는 working hour 혹은 뽀모도로를 기반으로 오늘 진행할 TODO 리스트를 잡는다.
- task는 최대한 자세히 구분 및 기술한다.
- TODO 리스트 내에서 우선순위를 설정한다.
- 이 절차는 출근해서 가장 먼저 진행한다.
과정
1주일간 내가 세운 해결 과정을 바탕으로 업무를 계획하고 진행해보았다. 그 과정을 간략하게 남겨본다.
가장 먼저 위의 블로그에서 추천하는 KanbanFlow를 사용해보았다.
전체 할 일, 이번 주 할 일, 오늘 할 일, 진행 중인 일, 완료된 일 이 5가지의 구분으로 진행하였다. 확실히 전체와 이번 주에 해결해야하는 업무 리스트를 확인해가면서 진행하다보니 그 순서를 예측할 수 있었다.
또한 자체적인 뽀모도로 타이머를 제공해주어서 업무에 할당하는 시간을 확인해볼 수 있었다. 온전하게 보장되는 뽀모도로는 보통 하루에 4-5번이었다. 즉 8시간의 업무 시간 중, 연속된 25분을 온전히 하나의 태스크에 집중해서 처리한 것이 5번, 1시간 25분 뿐이라는 것이다.
태스크를 수행하다가 밥을 먹으러 가기도, 티타임을 가지러 가기도, 기획/디자인/서버 쪽 요청 사항에 빠르게 대응하기도 하면서 시작된 뽀모도로 타이머를 멈추는 경우가 정말 많았다.
KanbanFlow에 대한 개인적인 아쉬움도 있었는데, 웹 어플리케이션이다보니 웹의 형태로 띄워두어야 한다는게 마음에 들지 않았다. 또한 타이머 종료시 별도의 알림이 존재하지 않아서 (소리 설정은 가능했지만 회사에서 보통 스피커를 켜두지 않는다.) 시간이 종료되었는지 알기 어려웠다.
때문에 새로운 앱을 조사해보았다.
Focus To Do라는 KanbanFlow가 가진 모든 단점을 해결하는 서비스를 찾을 수 있었다. 크롬 익스텐션뿐만 아니라, 별도의 앱 어플리케이션이 존재하기 때문에 웹의 형태로 띄우지 않아도 됐다. 또한 앱의 알림 설정을 켜두면 기기 자체에서 알림이 오기 때문에 타이머 종료 시점을 훨씬 명시적으로 파악할 수 있었다.
(1달 정도 사용 후에 후기 추가 예정)
Focus To Do 저도 가끔 쓰는데. 애플워치 앱으로도 쓸 수 있어서 좋더라구요