제품의 기획부터 출시까지 모든 것을 관리하고, 이 과정에서 많은 부서와 협헙하고 소통하는 PM은 굉장히 다양한 툴들에 익숙해야한다.
따라서 PM은 다양한 협업 툴을 능숙하게 다루어 아이디어를 정의하고, 팀과 협업하며, 개발과 문서를 관리하고, 일정을 조율해야 한다.
이번 글에서는 실무에서 많이 사용하는 툴 5가지에 대해 알아보려 한다.
✔️ Notion : 제품 기획 및 요구사항 정리
✔️ Slack : 팀 커뮤니케이션
✔️ Jira : 개발 작업 및 프로젝트 관리
✔️ Confluence : 제품 문서 및 지식 관리
✔️ Asana : 프로젝트 업무 관리
Notion, Slack, Jira, Confluence, Asana는 모두 협업 툴이지만, 강점이 다 다르다. 각각의 툴에 대해 알아보고, 어떤 상황에서 사용하는지 알아보도록 하자.
🔷 Notion
Notion은 문서 작성, 데이터베이스, 위키, 프로젝트 정리를 한 공간에서 할 수 있는 워크스페이스 툴이다. 공식 가이드에서도 Notion을 "생각하고, 쓰고, 계획하는 단일 공간"으로 설명하고 있으며, 문서와 프로젝트를 연결해 팀의 정보를 한곳에서 관리하는 데 초점을 두고 있다.
🔻 왜 PM이 사용할까?
PM은 프로젝트의 작업을 관리하고 추적을 할 수 있어야 한다. Notion을 사용하면 할 일 목록, 일정 계획, 프로젝트 진행 상황 등을 체계적으로 관리할 수 있고 태그, 필터, 달력 등의 기능을 활용하여 작업을 구조화하고 우선순위를 설정할 수 있다.
그리고 Notion은 다양한 문서 작성 기능을 제공하고 있기 때문에 프로젝트 요구사항, 회의록, 프로젝트 계획 등의 문서를 작성할 때 간편한 편집기와 템플릿 기능을 사용할 수 있따. 이를 통해 다양한 문서 유형을 작성하여 공유할 수 있고 링크, 첨부 파일, 멘션 등의 기능을 활용하여 문서 간 연결성도 높일 수 있다.
🔻 어떤 상황에 사용할까?
Notion은 초기 제품 기획이나 제품 정보 정리 단계에서 강점을 보인다.
- 새로운 기능 아이디어를 정리할 때
- PRD를 써서 디자이너, 개발자와 공통 이해를 맞춰야 할 때
- 회의록과 액션 아이템을 한 공간에 모아야 할 때
- 팀 위키처럼 "이 제품이 왜 만들어졌고 지금 어떤 상태인지"를 정리할 때
🔻 장단점
✔️ 장점
- 자유도
페이지 구조를 원하는 대로 설계할 수 있고, 문서/표/체크리스트 등 다양한 기능을 섞어서 쓸 수 있다. 그래서 팀 상황에 맞는 PM 문서 체계를 만들기 좋다.- 가독성
Notion은 비교적 깔끔하게 문서를 정리할 수 있고 진입장벽이 낮아 비기술 직군과도 공유하기 편리하다.
✔️ 단점
- 자유도가 너무 높다는 점
자유도가 높다는 것은 장점일 수 있지만 반대로 구조를 잘 잡지 않으면 문서가 금방 중구난방이 되기 쉽다. 누가 어디에 무엇을 적어야 하는지에 대한 기준이 없으면 협업 효율이 오히려 떨어질 수 있다.- 버그 관리 한계점
Notion은 개발 이슈 추적에 특화된 도구가 아니기 때문에, 복잡한 스프린트 운영이나 버그 관리까지 Notion 하나로 해결하기에는 한계가 있다.
🔷 Slack
Slack은 채널 기반의 팀 커뮤니케이션 툴이다. 공식 소개에서는 메시징뿐 아니라 파일 공유, 문서형 캔버스, 리스트, 자동화, 다양한 외부앱 연동까지 포함한 협업 플랫폼으로 설명하고 있다.
또한, huddle 기능을 통해 채널이나 DM 안에서 바로 오디오, 비디오, 화면 공유를 할 수 있다.
🔻왜 PM이 사용할까?
PM은 Slack을 이용하여 프로젝트 문서나 파일을 공유하고 팀원들과의 회의 일정을 조율하며, 팀원들과의 소통을 원할히 할 수 있다. Slack은 모바일 앱과 웹 버전을 통해 언제 어디서나 접근할 수 있어, 팀원들과의 커뮤니케이셔션을 실시간으로 유지할 수 있다.
또한, 다양한 통합 기능과 봇을 통해 업무 자동화나 알림 설정 등을 지원하여 효율성을 높일 수 있다.
🔻 어떤 상황에 사용할까?
Slack은 빠른 커뮤니케이션이 필요한 상황에서 가장 효과적이다. PM은 Slack으로 진행 상황을 공유하고, 급한 이슈를 알리고, 팀 간 질문을 연결하고, 필요한 경우 바로 huddle을 열어 짧게 논의할 수 있다.
- QA에서 긴급 버그가 발견됐을 때
- 디자이너와 개발자가 사양 해석을 빠르게 맞춰야 할 때
- 스프린트 중 우선순위 변경을 빠르게 알려야 할 때
- 여러 팀이 동시에 관여하는 출시 직전 상황에서 실시간 업데이트가 필요할 때
🔻 장단점
✔️ 장점
- 속도와 연결성
질문, 답변, 파일 공유, 짧은 회의 전환이 하나의 흐름 안에서 이어진다. huddle 기능 덕분에 텍스트로 길게 설명하지 않고 바로 말로 정렬할 수 있다.- 연동성
Jira 이슈 생성 알림, Asana 작업 업데이트, Notion 링크 공유 등을 한 채널 안에서 받을 수 있다.
✔️ 단점
- 정보가 너무 빠르게 흘러감
중요한 결정에 관한 메세지도 채팅에 묻히면 나중에 찾기가 어렵다. 따라서 Slack은 기록의 최종 장소가 아닌 실시간 소통 공간으로 쓰는 것이 적절하다.- 정보 분산
채널이 많아질수록 중요한 정보가 분산될 가능성이 높다. 따라서 중요한 정보는 따로 정리해둬야 하는 단점이 있다.
🔷 Jira
Jira는 Atlassian의 이슈 및 프로젝트 추적 소프트웨어로, 애자일 팀을 위한 계획, 추적, 릴리즈 관리에 강점을 가진 툴이다. 공식 사이트에서는 Jira를 프로젝트 관리와 이슈 트래킹, 애자일 운영에 적합한 도구로 소개하고 있으며, 버그 추적 기능도 별도로 강조하고 있다. 또한 Jira는 칸반과 스크럼 방식 모두를 지원한다.
👉 Agile 방식과 Kanban 방식, Scrum 방식에 대해 생소한 분들은 이전에 포스팅 했던 프로젝트 관리 방법론을 참고하길 바란다.
🔻왜 PM이 사용할까?
Jira는 프로젝트 일정과 작업을 관리할 수 있는 툴이기 때문에 Jira를 사용하면 프로젝트의 일정을 계획하고, 작업을 추적하고, 목표의 달성을 지원할 수 있다.
또한, Jira는 기능 개발, 버그 수정, 개선 요청, 기술 부재 같은 항목을 이슈 단위로 관리할 수 있고, 상태 변화와 담당자, 우선순위, 스프린트, 릴리즈까지 연결할 수 있다. PM 입장에서는 "지금 어떤 작업이 막혀 있고, 무엇이 진행 중이며, 무엇이 완료됐는지"를 한눈에 볼 수 있다는 점이 중요하다.
🔻 어떤 상황에 사용할까?
Jira는 개발 중심 프로젝트, 특히 기능 개발과 버그 관리가 복잡한 상황에서 유리하다.
- 스프린트 단위로 개발을 운영할 때
- 기능 요구사항을 여러 개의 개발 작업으로 쪼개야 할 때
- QA 이슈와 버그를 체계적으로 추적해야 할 때
- 우선순위, 담장자, 상태를 명확히 관리해야 할 때
🔻 장단점
✔️ 장점
- 추적 가능성과 명확성
작업이 개인의 메모가 아니라 팀의 공식 실행 단위로 되기 때문에, 진행 상황을 추적하고 히스토리를 남기기 좋다. 버그 트래킹에도 특화되어 있어 이슈 접수부터 해결, 보고까지 흐름을 관리하기 좋다.- 맞춤 보드 설계 가능
칸반은 연속적인 작업 흐름에, 스크럼은 고정된 스프린트 운영에 적합하다는 가이드를 참고하여 팀 운영 방식에 맞게 보드를 설계할 수 있다. 따라서 개발팀과 협업하는 PM에게 매우 유용하다.
✔️ 단점
- 초기 진입장벽
설정 항목이 많고, 이슈 타입이나 워크플로 개념이 익숙하지 않으면 처음에는 복잡하게 느껴질 수 있다.- 가독성
문서 작성이나 맥락 설명 자체에 강점이 있지 않아서, Jira 단독 사용보다 다른 문서 툴과 함께 쓸 때 효율이 더 좋다.
🔷 Confluence
Confluence는 Atlassian의 협업용 문서/위키 툴이다. 공식 페이지에서는 팀 문서화, 프로젝트 협업, Jira 연동에 강한 팀 워크스페이스로 소개하고 있으며, 템플릿과 지식 베이스 구조도 지원한다. 실제로 지식 베이스용 스페이스를 만들거나, 템플릿을 통해 문서 형식을 통일할 수 있다.
🔻왜 PM이 사용할까?
IT 프로젝트를 진행하다 보면 문서가 쌓이는 속도가 개발 속도보다 더 빠를 때가 많다. 각각의 문서가 다양한 툴들에 정리되어 있을때 정리하려고 만든 문서들이 너무 분산되어 있어 오히려 장애물이 되는 상황이 자주 발생한다.
이런 문제들은 특히 팀원이 자주 바뀌거나 외주 인력이 투입될 때 그 문제가 극대화된다. 문서는 있는데 정보가 연결되지 않고, 히스토리가 남지 않아 동일한 논의를 반복하게 해야될 수 있다.
Confluence는 기획안, 요구사항 정의서, 회의록, 기술 명세 등 프로젝트 전반의 문서를 한 곳에서 관리하며, 각 페이지는 서로 연결되고 버전이 자동으로 기록된다.
따라서 '이 결정은 언제, 왜 내려졌는지', '지난 논의 결과가 뭐였는지'를 빠르게 추적할 수 있다.
🔻 어떤 상황에 사용할까?
Confluence는 단순히 문서를 작성하는 도구가 아니라 팀의 의사결정과 지식을 기록하고 공유하는 플랫폼이다. 특히 여러 팀이 함께 일하는 환경에서 문서가 단순한 기록이 아니라 협업의 중심이 되어야 할 때 사용된다.
- 제품 기획이나 설계 과정에서 빠르게 의사결정을 해야 하는 상황
- 제품 기능 요구사항, 설계 문서, 회의록 등 동일한 문서 구조와 템플릿으로 정리되면 팀원들이 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있다.
- 또한 문서 내부에 댓글을 통해 의견을 남길 수 있다.
- 여러 사람이 동시에 문서를 수정하고 협업해야 하는 상황에서 큰 장점
- 페이지 히스토리 기능을 통해 누가 언제 어떤 내용을 수정했는지 확인할 수 있다.
- 제품 출시 이후 운영과 유지 보수 단계에서 유용
- Confluence는 Wiki 기반 구조로 이러한 정보를 체계적으로 축적할 수 있다.
- 페이지 간 링크를 통해 문서를 연결할 수 있어 관리에 유용하다.
- 팀 규모가 커질수록 유리
- 조직 규모가 커질수록 문서와 정보가 분산되기 쉽고, 누가 어떤 정보를 관리하는지 파악하기 어렵다. 이 때 Confluence는 Space라는 단위로 프로젝트나 조직별 문서를 분리할 수 있으며, Page Tree 구조를 통해 문서를 계층적으로 관리할 수 있다.
- 권한 관리 기능을 통해 팀별로 접근 권한을 설정할 수 있기 때문에 대규모 조직에서도 효율적으로 지식을 공유할 수 있다.
🔻 장단점
✔️ 장점
- 공식 문서 저장소
문서가 팀 위키처럼 축적되고, 템플릿과 스페이스 구조를 통해 정리 체계를 만들 수 있어 언제든지 정보를 볼 수 있다.- 연동성
실시간 편집과 협업, Jira 연동이 강점이다.
✔️ 단점
- 조직적이고 구조적
Notion처럼 자유롭지 않기 때문에 자유로운 문서 경험을 선호하는 팀에게는 다소 딱딱하게 느껴질 수 있다.- 문서 체계 확립의 필요성
문서 체계를 제대로 설계하지 않으면 오래된 페이지가 누적되어 있긴 하지만 권한 문제 등 안보이는 문서 창고가 될 수 있다.
🔷 Asana
Asana는 업무·프로젝트 관리 플랫폼이다.
공식 설명에 따르면 팀이 프로젝트, 워크플로, 목표를 관리하고 협업할 수 있도록 돕는 도구이며, 리스트/보드/캘린더/타임라인 같은 다양한 뷰를 제공한다. 또한 타임라인은 Gantt 스타일의 일정 시각화로 소개된다.
🔻왜 PM이 사용할까?
PM의 핵심 역할 중 하나는 여러 팀이 동시에 진행하는 업무를 하나의 방향으로 정렬하고 관리하는 것이다. 제품을 개발하거나 서비스를 운영하는 과정에서는 개발팀뿐만 아니라 디자인팀, 마케팅팀, 운영팀 등 다양한 조직이 함께 움직이게 된다.
이때, 각 팀이 어떤 작업을 진행하고 있는지, 어떤 작업이 먼저 완료되어야 하는지, 그리고 프로젝트 전체 일정이 어떻게 진행되고 있는지를 명확하게 파악하는 것이 매우 중요하다.
Asana는 이러한 크로스팀 협업 프로젝트를 체계적으로 관리하기 위해 만들어진 관리 도구이다. PM은 Asana를 활용해 프로젝트 단위로 업무를 생성하고, 각 작업의 담당자와 마감일을 설정하며, 작업 간의 의존 관계를 관리할 수 있다.
🔻 어떤 상황에 사용할까?
Asana는 크로스펑셔널 프로젝트에서 특히 유리하다.
✔️ 크로스펑셔널
'기능 횡단' 또는 '교차 기능'이라는 뜻으로, 조직 내의 서로 다른 전문 분야나 부서(기능)에서 온 사람들이 하나의 목표를 달성하기 위해 모인 형태를 의미
- 신기능 출시 준비
- 마케팅 캠페인 운영
- 이벤트, 프로모션, 운영 개선 프로젝트
- 여러 부서가 함께 움직이는 일정 관리
이런 상황에서는 Jira보다 Asana가 더 직관적으로 느껴질 수 있다.
리스트, 보드, 캘린더, 타임라인 등 보기 방식이 다양해서 직군별로 필요한 뷰를 선택해 볼 수 있다. 특히 일정과 의존성을 한눈에 보고 싶을 때 타임라인이 유용하다.
🔻 장단점
✔️ 장점
- 보기 쉬움
비개발 조직도 쉽게 적응할 수 있고, 프로젝트의 전체 일정과 상태를 시각적으로 파악하기 좋다.- 진행 상황 추적
프로젝트를 계획/관리하고, 규칙 자동화와 타임라인, 포트폴리오, 대시보드로 진행 상황을 추적할 수 있다.
✔️ 단점
- 개발 이슈 추적의 깊이가 약함
버그 관리, 스프린트 운영, 세밀한 개발 워크플로까지 강하게 가져가야 하는 팀일 경우 Jira가 더 적합하다.- 높은 자유도
자유도가 너무 높아 태스크 작성 규칙이나 상태 정의가 없으면 산만해질 수 있다.
👀 My thoughts
- 현재 회사에서 Slack, Jira, Confluence를 많이 사용하고 있는데, 각각의 툴들이 어떠한 장단점을 가지고 있는지 알아보는 시간이 꼭 필요했던 것 같다.
- Notion과 Slack의 경우는 익숙한 툴이지만 Jira, Confluence, Asana는 생소하였지만 앞으로 많이 사용할 툴이기 때문에 익히는 것이 필수적일 것 같다.
저도 jira쓰는 날이 왔으면 좋겠jira..