100명 가까운 집단을 어떻게 효율적으로 운영할까?

안녕하세요, 구름톤 유니브 4기 경인지부를 총괄하고 있는 인하공전 이훈진입니다.

이 글을 어떤 분들이 읽게 될지 모르겠지만, 연합 동아리 운영이나 교내 동아리 및 스터디 운영을 준비하시는 분들에게 조금이나마 도움이 되고자 제 경험을 공유해봅니다.

저는 전국 대학생 IT 연합 동아리인 구름톤 유니브 소속으로, 경인지부 대표직을 맡고 있습니다. 현재 경인지부에는 약 90명의 학생이 소속되어 있습니다.

한 번도 이렇게 큰 규모의 집단을 운영해본 경험이 없는 저로서는 처음에 어떻게 방향을 잡아야 할지 고민이 정말 많았습니다. 아직 저 역시 운영을 시작한 지 얼마 되지 않은 초반 단계이지만, 2개월간 운영을 하면서 ‘이 부분은 좀 더 명확하게 설정했으면 좋았겠다’, 혹은 ‘초기에 이런 구조를 잡았으면 운영이 더 수월했을 것 같다’는 생각이 들었던 부분들이 있었습니다.

이번 글에서는 제가 느낀 ‘효율적인 집단 운영을 위해 고려해야 할 점’에 대해 정리해보겠습니다.

---

1. 높은 자율성은 오히려 운영에 방해가 될 수 있다

가장 많은 분들이 고민하는 지점이 바로 이 부분일 것입니다.

“동아리원에게 자율성을 얼마나 부여할 것인가”

스터디나 프로젝트를 완전히 자율적으로 맡길지, 아니면 운영진이 주도적으로 커리큘럼을 설계할지에 대한 선택입니다.

저는 이 두 가지 방법을 병행하는 전략을 선택했습니다.

• 이론 중심의 가이드라인 기반 스터디
• 자율적인 프로젝트 스터디

이 두 가지 방향으로 스터디를 진행했고, 2주간의 스터디 진행 후 스터디 만족도 설문조사를 진행했습니다.

그 결과

• 가이드라인을 기반으로 한 스터디의 만족도는 85.4%로 매우 높은 편이었습니다.
• 반면, 자율적으로 진행된 스터디의 만족도는 53.4%로 상대적으로 낮았습니다.

이러한 결과를 통해 느낀 점은,

“자율성은 필요하지만, 초기 방향 설정과 최소한의 가이드라인 제공은 반드시 필요하다“는 것이었습니다.

특히 자율 프로젝트 스터디의 경우에도,

• 프로젝트 주제
• 참고할 수 있는 강의 링크
• 간단한 진행 가이드

이 정도만이라도 초기 세팅해주는 것이 훨씬 좋은 차선책이라는 생각이 들었습니다.

---

2. 연합 동아리의 양날의 검, 일정 조율

연합 동아리에서는 일정을 통일시키는 것 자체가 매우 어렵습니다.

같은 교내 소속이더라도 각 학과별 커리큘럼, 개인 알바, 근로 일정 등 다양한 이유로 일정을 맞추는 것이 쉽지 않은데, 연합 동아리에서는 이 문제가 더욱 복잡해집니다.

개인적으로는,

- “완벽한 일정 통일은 불가능하다”는 전제를 깔고,
- “적당한 타협과 약간의 개인 희생은 불가피하다”는 현실을 받아들이는 것이 중요하다고 생각합니다.

모든 인원의 스케줄을 맞추려다 보면 오히려 진행 자체가 늦어지거나, 흐름이 끊길 위험이 있습니다. 그리고 꼭 모든 활동을 대면으로 진행할 필요도 없다고 생각합니다.

물론 대면 활동이 있다면 동아리 소속원 간의 유대감과 몰입도는 확실히 높아질 수 있습니다. 하지만 현실적인 제약이 많은 만큼,

비대면으로 기본 스터디와 프로젝트를 운영하고, 대면이 꼭 필요한 행사(예: 세미나, 해커톤, 오리엔테이션 등)를 기획하여 보완하는 방향이 보다 현실적이라고 봅니다.

예를 들면:

• 주기적인 온라인 스터디 및 비대면 프로젝트 관리
• 오프라인으로 진행하는 연합 해커톤 개최
• 대면으로 만나는 OT 기획
• 다양한 오프라인 네트워킹 세션 운영

이처럼 대면과 비대면을 효율적으로 병행하는 방식이 운영진과 동아리원 모두에게 현실적인 대안이 될 수 있습니다. 물론, 이런 방향을 잡으려면 운영진의 부담은 다소 늘어날 수밖에 없습니다. 하지만 그만큼 집단 전체의 운영 효율성과 만족도를 끌어올릴 수 있는 방법이라고 생각합니다.

---

3. 기획은 모든 경우의 수를 고려하고, 문서화는 철저하게

각종 활동이나 행사를 기획할 때는, 모든 경우의 수를 고려해 대안을 준비하고, 모든 과정을 꼼꼼하게 문서화해야 합니다. 사실 아주 기본적인 이야기처럼 들리지만, 실제 운영 현장에서는 많은 분들이 “논쟁이나 충돌을 피하기 위해” 한 가지 경우(A안)만을 고려하고 넘어가는 경우가 종종 있습니다.

하지만 이렇게 운영하면 결국 언젠가는 문제 상황을 피할 수 없습니다.

예를 들어,

• 특정 행사를 A방안으로만 준비했지만 예상치 못한 변수로 A방안이 무산되면,
• 그때 가서 급하게 대안을 마련해야 하고,
• 급하게 수습하면 준비가 미흡해지고, 결과적으로 행사 품질 자체가 무너질 가능성이 커집니다.

반대로,
B안, C안까지 차선책을 미리 준비해두었다면 어떨까요?
불가피한 상황이 오더라도 빠르게 전환하고, 전체 흐름을 깔끔하게 유지할 수 있습니다.
결론은 간단합니다.

“한 가지 안만 믿고 가지 말고, 항상 최소 2~3개의 대안을 준비하라.”

그리고 이 모든 준비 과정을 반드시 철저하게 문서화 해야 합니다.

• 기획 의도
• 행사 플로우
• 각 방안별 시나리오
• 예비 플랜(B안, C안)
• 역할 분담 및 백업 플랜

문서화를 해두면, 운영진 사이에서 커뮤니케이션 오류를 줄일 수 있고,
나중에 비슷한 행사를 준비할 때 좋은 참고 자료가 되어줍니다.
문서화는 선택이 아니라 필수입니다. 이건 진짜, 꼭 명심해야 합니다.

---

4. “의견을 묻지 말고, 방안을 제시하세요”

스터디나 프로젝트를 운영할 때, 전체 인원에게 막연하게 의견을 묻는 것은 오히려 비효율적입니다.

예를 들어,

- “스터디를 운영하려고 하는데, 어떻게 진행하면 좋을까?”
이런 식으로 질문을 던지면, 다양한 답변이 쏟아지고
결국 방향성이 오히려 흐려지고 합의점을 찾기 어려워집니다.

대신 이렇게 접근해야 합니다.

• “스터디 운영 방식을 A안, B안으로 준비했는데, 이 중 어떤 방식이 더 나은지 선택하고, 추가로 보완했으면 하는 점이 있으면 알려줘.”
  

핵심은 “의견 수집”이 아니라 “방안 제시”입니다.

운영진은 처음부터 ‘틀’을 만들어주고, 구성원들은 그 틀 안에서 선택하고 보완 의견을 제시하는 방식이 되어야 합니다.

특히 인원이 많은 연합 동아리에서는

• “모두의 의견을 반영하자”는 이상론보다는
• “운영진이 명확한 가이드라인을 제시하고, 피드백을 수집하는 구조”가

운영의 효율성과 만족도를 모두 끌어올릴 수 있습니다.

---

5. “개발 파트 모집 시, 언어 비율을 적절하게 조정하세요”

동아리를 운영하다 보면, 최대한 많은 지원자에게 기회를 주고 싶다는 마음에
무작정 인원을 받아버리는 경우가 많습니다. 하지만, 그렇게 되면 나중에 운영진은 머리가 지끈거리는 상황을 겪게 됩니다.

예를 들어,

- 프론트엔드 파트를 모집할 때 React를 사용하는 인원 4명,Swift를 사용하는 인원 1명을 동시에 선발했다고 가정해봅시다.

스터디를 진행하려고 할 때, Swift를 사용하는 지원자는 결국 혼자 학습을 해야 하는 고립된 상황이 만들어집니다. 이런 상황을 방지하기 위해서는 최소 3명 이상의 동일 언어 사용자가 있어야 스터디가 원활하게 진행될 수 있다고 생각합니다.

제일 좋은 방법은, 모집 단계에서 아예 개발 파트별 언어 방향성을 명확히 설정하고 모집 공고에 이를 명시하는 것입니다.
하지만 현실적으로 모든 사람을 다 받을 수밖에 없는 상황이라면,
최소한 동일 언어 사용자가 일정 인원 이상은 확보되도록 조율하는 것이
운영자의 고생을 줄이고, 참여자의 경험 만족도도 높이는 방법입니다.

---

6. “쳐내야 할 때는 단호하게 쳐내세요”

“미꾸라지 한 마리가 온 웅덩이를 흐린다”는 말이 있습니다. 동아리를 운영하다 보면 활동에 불성실하게 참여하는 인원이 반드시 생깁니다. 이들이 스터디나 프로젝트에 미치는 영향은 생각보다 심각합니다. 특히, 같은 팀원 입장에서는 혼자 짐을 떠맡는 상황이 만들어지고, 이는 전체 분위기를 망가뜨리는 직접적인 요인이 됩니다.

많은 운영진들이 이런 상황에서 “경고만 하고 끝”내거나, “어떻게든 설득해서 참여를 유도”하려고 합니다.

하지만 저는 쳐내야 할 때는 단호하게 쳐내야 한다고 생각합니다.

저는 벌점제도를 도입해 운영하고 있습니다.

• 정해진 기준 이상 벌점이 누적되면, 동아리 제명을 공지하였습니다.
• 단, 이러한 규정은 처음 모집 단계부터 명확히 고지했습니다. (사후 통보는 분란을 일으킬 수 있기 때문)
  

규칙은 규칙입니다. 집단을 건강하게 유지하기 위해서는, “정”이 아니라 “원칙”으로 운영하는 결단이 필요합니다.