시작
2019년 나는 프랜차이즈 회사에서 오피스 매니저로 일하고 있었다. 그전까지 내가 개발이란 것을 할 줄 생각도 못하고 있었다. 나름대로 주어진 툴로 최대한 생산성을 높이려는 시도는 했지만 만족스럽지 않았다.
결국 문제 해결 과정에서 내가 직접 만들어보자 라는 생각으로 개발을 시작하게 됐다.
당시 비효율적이었던 지점과 개선하려 했던는 나의 시도는 두 단계로 나눌 수 있다.
이번 포스트에선 흩어져있던 툴 합치기에 대해 써보려한다.
너무 다양한 툴
회사는 본사(오피스팀)를 중심으로 뉴질랜드 전역에 10개 지점에 매니저를 두고 직영으로 운영하는 시스템이었다. 내가 속한 본사는 지점 운영팀과 커뮤니케이션하고 그들이 사용할 툴들을 매니징하고 있었다.
문제는 사용하던 툴들이 통합되어 있지 않고 산발적으로 흩어져 있었다는 점. 지점 직원들의 로스터링, 지점 테스크 관리, 채팅, 페이롤 프로그램, 클라우드, 이메일, 기본 사무 업무 모두 다른 툴을 사용하고 있었다.
Zoom Shift (로스터링), Monday (테스크 관리), Slack (채팅), FlexiTime (페이롤), DropBox (클라우드), G suite (이메일), Office365 (사무업무)
Monday에서 테스크를 확인하고 Slack으로 지점과 소통하며 Gmail로 외부 메일을 주고 받고, 자료들은 Dropbox에서 확인해야하는 상황... (지금 생각하면 어떻게 저렇게 일했지 싶다.)
계속 오피스에 상주해있는 오피스 팀이야 그 툴들이 모두 손에 익었으니 상관이 없었지만 지점 운영팀들은 책상 앞에서 사무 업무만 보는 것이 아니기 때문에 툴들이 늘어나고 복잡할 수록 적응을 힘들어했다. 특히 오피스 팀에선 새로운 매니저를 교육시킬 때 툴들 하나하나 교육시키가 힘들었고, 혹여 새로운 툴이 추가돼 기존 매니저들도 모두 교육 시켜야하는 상황일 때마다 매니저들의 불만이 터져나와 고역이었다.
지점수와 매니저 인원이 계속 늘어나고 있어 툴의 계정들을 매니징하는 것도 오피스의 비효율적인 일 중 하나였다.
매출, 인건비, COGs 분석등 고도화된 업무로 모두 발전해 나가야하는 상황에서 툴에 발목을 잡히는게 많이 아쉬웠다.
해결 과정
개선할 수 있는 방법을 찾다 발견한 게 Microsoft Office365였다. 하나의 계정으로 이메일, 사무 업무 앱, 클라우드 서비스 등을 한번에 제공해주고 있어 분산되어 있는 툴들을 통합할 수 있을 것이라고 생각했다.
코로나가 유행하고 원격 근무가 늘어난 지금이야 팀즈가 보편화되었지만 그 당시엔 구독형 Office365가 이제 막 나오기 시작했을 때고 팀즈는 새로운 앱이었다. Office365에서 지금처럼 다양한 앱들이 개발된 상황도 아니라 직접 계정을 만들어 사용해보면서 당시 회사 상황에서 어떤 앱을 어떻게 사용해야 가장 효율적 일지 구체화했다.
팀즈를 중심으로 Office365가 제공하는 앱들로 로스터링, 테스크관리, 채팅, 클라우드, 이메일, 사무 업무를 충분히 커버할 수 있다고 판단했고 2019년 초 기존에 사용하던 툴들을 Office365로 통합했다.
- Office365 (로스터링, 테스크 관리, 채팅, 클라우드, 이메일, 오피스 업무)
- FlexiTime (페이롤)
통합하는 과정에서 운영팀과 했던 많은 미팅과 준비한 교육 자료에도 불구하고 당연히 지점 운영팀의 (엄청난) 반발이 있었다. 하지만 감수해야 한다고 생각했다. 같은 업무를 하더라도 오버헤드가 줄면 우리는 더 중요한 업무에 집중할 수 있다고 믿었기 때문이다.
통합을 위해 준비했던 교육 자료들
결과는?
결과는 만족스러웠다.
1. Teams 하나로 대부분의 업무 해결
- 여러 어플리케이션을 왔다갔다 하지 않고 Office365의 채팅앱인 Teams에서 오피스 문서가 열리니 대부분의 자잘한 업무는 Teams에서 처리 가능했다.
- Teams에 위키, 투표 등 다른 서비스들과도 연동할 수 있어서 지점에서 거부감 없이 필요한 기능들을 추가할 수 있었다.
2. 지점 운영팀 교육
- Office365 앱 사용법은 Microsoft에서 제공해주고 있어 링크로 사용법을 공유했다.
- Office365 앱들 간의 UI가 비슷했기 때문에 매니저들은 앱 중 하나에 적응하면 나머지들도 수월하게 적응할 수 있었다.
업무를 위해 여러 창을 켜지 않아도 되는 것부터 효율적이었고, OneDrive나 SharePoint 같은 자료 공유를 위한 클라우드가 Teams와 Outlook에 긴밀하게 연동되어 있어 지점 운영팀이 클라우드에 대해 몰라도 Teams로 파일을 공유하기만 하면 되기 때문에 사용하기 수월했다.
업무 기반을 팀즈로 옮긴 지 얼마 지나지 않아 코로나가 터져서 회사 전체가 원격 근무할 경우가 많았다. 그때 팀즈의 효과를 톡톡히 봤다.
하지만 얼마 지나지 않아 또 다른 불편함이 모습을 드러내게 되는데...
