모든 방법론들이 그러하듯 실천이 중요하겠지..
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핵심적인 목표는 세 가지다. 모든 일은 외부의 시스템에 담는다, 외부에서 들어온 모든 일들에 대해 처음에 미리 판단을 한다, 그 내용 모두를 나 또는 타인과의 약속으로 인식하여 활용한다.
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"처음 채용될 때 하기로 했던 일만 하는 분?" 이나 "작년에 개인적으로 큰 일을 겪지 않은 분?"을 손들라고 하면 거의 아무도 손을 들지 않는다.
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머릿속에 아무것도 남기지 않는 습관을 길러야 한다.
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수집, 명료화 (todo), 정리 (reminder), 검토, 실행
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일거리 -> 실행할 행동이 있는가? -> 다음 행동은 무엇인가? -> 2분 안에 할 수 있는가? -> 위임할 수 있는가?
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행동 선택을 위한 세 가지 모델
- 상황, 가용시간, 가용에너지, 우선순위 고려하기
- 정해진 일을 하기 or 즉석에서 생긴 일을 하기 or 일을 정의하기
- ~지평선1~5을 고려하며 우선순위 판단하고 일하기~ (어려움)
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계획 수립 모델 : 목적/원칙 정하기 -> 결과 그려보기 -> 브레인스토밍 -> 정리하기 -> 다음 행동 정하기
- 책에서 묘사하는 브레인스토밍은 "번뜩이는 기획" 보다는 "관련해서 떠오르는 생각 아무거나 말하기"에 가깝다. 그리고 그 생각들을 기반으로 todo 를 도출하는걸 '정리하기'라고 묘사하고 있다.
- "자, 이 건에 대해 좋은 아이디어 있는 분?"이라고 말하며 회의를 시작한 적이 있는가? 이것은 '정리하기'까지 끝나야만 대답할 수 있는 질문이다.
- 사건이 터지면 포커스는 다음과 같이 변화한다: 더 빨리 움직여! -> 우리 정리가 필요한 것 같아요 -> 브레인스토밍을 해보죠 -> 우리는 이 프로젝트에서 뭘 하려고 하는거지?
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일의 초점을 정확하게 맞추면 역설적이게도 옵션은 더욱 늘어난다. 즉, "이 일이 목적에서 벗어나는지 어떻게 알 수 있을까?" 에 명확히 대답할 수 있어야 한다.
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수집함에서 꺼낸 건 다시 집어넣지 않는다. 즉, 꺼냈으면 해라.
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2분 규칙은 마법이다.
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목록(리스트)들이 머리를 비우는 데 도움이 되지 않는 건 대부분의 사람들이 목록에 적절한 일들을 오려놓지 않았거나 그 일들을 미완의 상태로 놔두었기 때문이다.
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미래에 대한 긍정적인 생각을 하는 것도 대단히 중요하고 멋지지만, 실세계에서 실행되리라는 믿음이 있고 적절한 대응과 궤도 수정이 이루어져야 이런 생각들이 가장 효과적으로 실현될 수 있다. "역동적으로 조정해 나갈 것"
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에너지를 높이는 가장 좋은 방법 중 하나는 해결되지 않은 일을 일부 처리하는 것이다. 그러니 처리하기 쉬운 일을 항상 바로 가까이에 두어야 한다.
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예상치 못한 일들ㅇ이 나타났을 때 그 일을 한다면, 그건 가장 쉽게 할 수 있는 일이어서가 아니라 다른 일보다 먼저 해야 하는 일이기 때문이어야 한다.
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(우선순위를 정하는 층위에 대해) 현재의 물리적 세계의 세부사항을 통제하도록 한 뒤 여기서부터 초점을 상승시키면 실패한 적이 없었다.
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맨 아래 단계를 통제할 수 없는데 하향식으로 관리하여 하는 것은 가장 비효율적인 접근방식일 수 있다.
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수년간의 경험을 통해 나는 처리해야 하는 가장 중요한 일이 주로 당신의 머릿속에 있다는 걸 발견했다.
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당신이 어디를 향하고 있는지 혹은 자신에게 정말로 중요한 게 무엇인지 확실히 알지 못할 경우, 그 정도면 충분한 때가 언제인지도 알지 못할 것이다.
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최상위 단계의 사고에서 당신은 몇 가지 궁극적인 질문을 던져야 할 것이다. 단신의 회사는 왜 존재하는가? 당신은 왜 존재하는가? 개인적으로 그리고 조직에서 당신의 선택을 이끄는 핵심적이고 기본적인 요소는 무엇인가?
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할 일이 너무 많아서 불안감과 죄책감이 드는 게 아니다. 이런 감정들은 자기 자신과의 합의를 깨뜨렸을 때 자동적으로 나타나는 결과다.
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우리 의식의 일부분은 지하실을 청소한다는 약속과 기업을 인수하거나 개인 재정을 개선하겠다는 약속의 차이를 모르는 것 같다. 의식에서 이들 전부는 지키거나 깨진 약속일 뿐이다.
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예를 들어 차를 정비해야 한다면 아무튼 어느 시점에는 다음 행동을 판단해야 할 것이다. 문제는, 대부분의 사람들이 다음 행동이 '견인차를 부른다!'가 될 때까지 움직이지 않고 실행 판단을 미룬다는 것이다.
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'다음 행동이 무엇인가'라는 질문을 조직의 운영 표준으로 정착시키자 엄청난 변화가 일어났다는 이야기를 들었다. 왜 그럴까? '다음 행동이 무엇인가'라는 질문이 명확성, 책임성, 생산성을 강화하고 힘을 북돋아주기 때문이다.
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다음에 누군가가 무언가에 대해 불평하면 "그럼 다음 행동을 무엇입니까?" 라고 물어보라. 사람들은 지금 상태보다 더 나아질 수 있다고 생각하는 것에 관해서만 불평한다. 행동에 대한 질문은 빠른 결정을 재촉한다.
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삶의 문제는 두 가지밖에 없다. (1) 원하는 건 알고 있는데 어떻게 이루는지 모른다. (2) 당신이 무엇을 원하는지 모른다. 이 말이 옳다면 해결책은 두 가지 뿐이다. (1) 일을 만들어낸다. (2) 일을 실행한다.
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초점의 지평선 : 할 일과 생각들의 단계들
- 기초 : 다음 행동 (e.g., 이메일 읽기)
- 지평선 1: 프로젝트. 1년 내로 완수할, 여러 행동단계로 이루어진 할 일 (e.g., 서부 지역 개편하기)
- 지평선 2: 집중할 영역과 책임. 유지해야 할 생활과 업무의 부분들 (e.g., 건강, 재정, 가족, 경력)
- 지평선 3: 목표와 목적. 3~24개월 내로 완수할, 성취하고 싶은 중장기적 결과 (e.g., 자녀 대학 계획 마무리, 컨설팅 회사 인수하기)
- 지평선 4: 비전. 장기적으로 바라는 결과 (e.g., 회사 상장하기)
- 지평선 5: 목적, 원칙. 궁극적 의도, 존재 이유, 핵심 가치 (e.g., 공동체의 발전에 기여하기)
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GTD (를 다루는 워크샵) 의 효과
- 다양한 곳에 있는 다양한 층위의 일거리를 효과적으로 한 곳에 수집하기
- 지속적으로 '미결함'을 비워내기
- 2분 규칙에 따라 즉각적으로 일을 처리하기
- 하던 일과 쏟아지는 일 사이에서 올바른 의사결정하기
- 지금 할 일과 나중에 할 일 구분하기
- 효과적으로 위임하기
- 일을 미루는 버릇 없애기
- 일의 우선순위를 효과적으로 관리하기
