구매업무 프로세스의 이해 및 활용

뾰족머리삼돌이·2024년 8월 4일

BUYBLE 구매

구매기본

목록 보기

2/7

구매 업무 커뮤니티인 BUYBLE의 교육영상을 바탕으로 정리하는 글입니다.

구매업무 프로세스의 이해와 활용

산업에따라 차이가 존재하지만, 일반적인 구매업무 프로세스는 아래와 같이 이루어진다.

구매 요구 사항을 정의하고 접수한다

공급자를 탐색한다

공급자를 평가한다

공급자를 선택하고 계약한다

구매 진행 과정을 점검한다

자재를 받고 검사하고 대금을 지불한다

구매 요구 사항( PR )을 정의하고 접수한다

구매의 시작은 현업으로부터 구매 요청을 받는 것이다.
PR( Purchase Requisition ) 이라고도 부른다.

PR을 제대로 이해하기 위해서는 제품에 대한 기술적인 이해도가 필요하다. 소재, 특성 등을 알아야 현업과의 원활한 의사소통이 가능하다. 예를들어, 요청자가 요구한 자재의 특성을 이해하고 있다면 구매자는 더 저렴한 원가의 유사한 자재를 판단하고 요청자에게 질문할 수 있다.

PR을 만드는 요구사항은 특정 공급자에게 유리하지 않도록 현업하고 의견을 맞춰야한다. 만일 PR에 맞는 공급자가 하나밖에 없는 상황이라면 공급자와의 관계에서 을이 되기 때문이다.

공급자를 탐색한다

현업으로부터 PR을 받고난 다음에는 적절한 공급자를 탐색해야한다. 기존 공급자가 이미 존재하더라도 해당 공급자가 최선의 공급자인지 탐색해볼 가치는 충분하다.

공급자를 탐색하는 과정은 쉽지않다. 기술력 등의 진입장벽에 의해 새로운 업체가 들어오기 힘든 자재거나, 과점 혹은 독점상태에 있는 자재거나, 새로운 업체의 자재를 사용해보지 않았기 때문에 검증이 안된다고 판단할 수 있기 때문이다.
하지만, 새로운 업체를 미래의 후보군에 추가한다면 기존공급자의 경쟁을 촉발할 수 있다는 장점이 있다.

공급자 탐색을 위해서는 인터넷, 과거 데이터, 전시회, 추천, 공급자 DB, 경쟁사 분석 등을 이용할 수 있다. thomasnet 의 사례처럼 인터넷을 통해 쉽게 공급자를 탐색할 수 있고, AI나 빅데이터의 발전에 의해 조건에 맞는 공급자를 찾는 것도 가능하다.

공급자를 탐색하고 신규업체를 발굴하는 것이 어려운 이유는 실제 결정은 현업을 통해야하기 때문이다. 따라서, 구매는 기존 공급자와의 차이와 이익을 심도있게 분석하여 현업을 설득하는 역량도 필요하다.

공급자를 평가한다

공급자를 탐색하고 난 후에는 가장 좋은 공급자를 찾아야한다.
각 공급자들을 모두 방문하여 확인하는 것은 어렵기 때문에 서류상으로 공급자의 역량을 판단한다. 이렇듯 구매부서와 공급자간에 평가를 위해 이뤄지는 프로세스를 Solicitation Process 라고 부른다.

공급자와의 소통 양식은 크게 두 가지다.
1. Request For Proposal ( RFP, 제안요청서 )
자재에 대한 가격, 품질등의 전반적인 내용들을 표기하여 가능한 모든 역량과 조건에 대한 양식
2. Request For Quotation ( RFQ, 견적요청서 )
다른 요소들이 이미 어느정도 구체화 된 상황에서 가격 측면인 것들과 관련된 정보를 적는 양식

일반적인 회사에서 반복적인 구매로 인해 세부사항이 이미 파악된 경우에는 RFQ를, 실제 자재에 대한 확실한 정의나 정보 또는 공급자에 대한 내용이 필요하다면 RFP를 요청하면 된다.

단순하게 표현하면 아래와 같다
RFP => ~~~한게 필요하니까 이거 관련해서 가능한 부분을 보여주세요

RFQ => ~~~에 대해서 이렇게 할껀데 가격이 얼마정도 되나요?

이러한 양식을 통해 공급자의 정보를 파악하고 난 다음에는 TQRDCM( 기술, 품질, 응대, 납기, 원가, 경영 )과 재무건전성, 개발역량, 경영자의 마인드 등을 고려하여 평가한다. 즉, 정량적 평가 외에 정성적 평가 또한 이뤄져야 한다는 말이다.

공급자를 선택하고 계약한다

공급자를 평가하고 난 다음에는 공급자 선택과정이 필요하다.
여기에는 경쟁입찰, 수의계약, 파트너십, 장기계약 등이 이뤄진다. 이 중에서 경쟁 입찰의 경우, 여러 공급자 후보중에서 가장 경쟁력있는 공급자를 찾는 것이다.

경쟁 입찰을 통해 공급자를 선정하기 좋은 경우

공급자들의 제품이 차별화되지 않는다
품질이 거의 비슷하기에 품질적인 것에서 별로 이질적이지 않고 동질적이다.

규격의 변화가 적으며, 개선이 별로 필요없다

가격이 중요하다

경쟁 입찰은 Two-step bidding으로 이뤄진다.
먼저 가격을 제외하고 기술적인 면모를 검증한 다음, 가격을 평가하는 과정을 거친다.

입찰은 방식에는 크게 2가지가 있다.

최저가 방식
가장 낮은 가격을 제시한 공급자를 선택하는 방식
제한 최저가 방식
가격제안에 하한가를 주고 최저가를 제시한 공급자를 선택하는 방식

최저가 방식을 선택했다면 추가적인 가격협상을 해서는 안된다. 만약, 원하는 가격수준에 해당하는 공급자가 없다면 입찰 자체를 유찰시키거나 가장 낮은 공급자를 선택하면 된다.

실제 입찰을 진행하기 이전에는 입찰내용을 충분히 이해할 수 있도록 공급자에게 알려주는게 필요하다. 예를들어, 공급자 중에서 기술 평가에 합격한 업체 중에서 최저가 업체를 원한다면 공급자들에게 제시해야할 서류와 양식, 그리고 입찰 방식을 명확하고 투명하게 알려주는게 좋다. 입찰자체가 복잡한 경우라면 입찰 이전에 요구사항과 입찰 내용, 목적 등을 설명해주는게 좋기 때문에 필요에 따라 입찰 설명회를 이용하는 것도 좋다.

만약 입찰 이전에 상업적 제안과 기술적 제안 서류를 받았다면 투명하고 객관적인 입찰을 위해 보안과 투명성, 공정성을 지키는게 중요하다.

입찰 결과의 경우, 기업의 이미지와 공급자 피드백의 측면에서입찰에 탈락한 공급자에게도 결과와 원인을 통보해주는게 좋다.

공급 업체를 선정한 다음에는 계약( Contract )이 이뤄진다.
계약과정에는 PO( Product Order, 구매발주서 ) 가 사용된다.
구매자가 공급자에게 발행하는 것으로 이를 주고받으면 법적 구속력을 갖게된다.
PO외에 LOI( Letter Of Intent, 의향서 ) 도 있다.
구매자가 공급자에게 구매 의향이 있다는 것을 나타는 것으로 상황에 따라 법적 구속력이 없을 수도 있다.

구매 계약은 Terms and Conditions( 약관 ), 구매 거래가 법적 구속력을 갖기위해 구매에 필요한 내역을 적고 합의하는 과정이라고 부른다. PO와 유사하나, PO는 자재 구매를 위해 한번 이뤄진다면 Contract는 정해진 기간내에 지속적인 PO가 발행될 수 있다는 차이가 있다.

구매 계약과정에서 알아야하는 계약법의 핵심적인 부분은 아래와 같다.
이 네가지 조건은 필요충분조건으로 하나라도 어기면 안된다
1. Offer and Acceptance
제안과 수락은 같아야한다. 즉, 공급자와 구매자간의 Offer와 Acceptance가 같아질때까지 협상해야한다.
2. Consideration
구매 계약중에 자의적으로 해석할 수 있는 조항이 있으면 안된다.
3. Competent parties
자유의지를 가지고 계약을 하지않은 경우에는 법적 구속력이 없다.
4. Legality of Purpose
구매하는 대상이 반윤리적이거나 반인륜적이어서는 안된다.

계약위반
PO를 주고받아 법적 구속력이 생긴 상황에서 계약을 위반하는 것을 의미한다.

공급자의 계약위반 : 납기일 미준수, 물품의 품질이상

구매자의 계약위반 : 이유없는 거절, 대금 미지불

구매 진행 과정을 점검한다

구매업무의 끝은 실제 자재를 받고 대금을 지불하는 것이다.
구매담당자는 PO발주와 계약이 이뤄진 이후부터 자재를 받기 전까지의 시간을 관리해야한다.
이렇듯 현업에서 PR을 받고 대금을 지불할 때 까지의 구매업무를 Procure To Pay( P2P ) 라고 쓴다.

실제 구매업무에서는 상황에 따라 계약을 취소해야하는 경우가 생긴다. 예를들어, 더이상 회사에서 자재가 필요하지 않은 경우 또는 계약가보다 시장가가 저렴한 경우가 있다.
이러한 경우에는 공급자에게 위약금을 지불해야하며, 만약 위약금이 너무 터무니없는 경우에는 조정위원회에서의 조정을 거쳐 법정으로 갈 수도 있다.

또는, 공급자가 납기일을 지키지 못했을 경우도 있다.
이 경우 공급자는 구매자가에게 배상금을 지불해야한다. 만약 공급자가 부도라도 났다면 정말 난감한 상황이 될 것이다.

즉, 계약이 이뤄졌다고 구매업무가 끝난 것이 아니다.