WBS
프로젝트 수행에 필요한 각 업무 내용을 명세하고, 이를 순서에 맞게 구조적으로 정리한 문서
- 프로젝트 인도물과 프로젝트 작업을 더 작고 관리하기 쉬운 하위 단계인 작업 패키지(Work Package)로 세분화하는 단계
- 즉, 프로젝트 범위를 쪼개고 또 쪼개서 가능한 작은 작업까지 분할하여 도식화한 문서임.
WBS 작성 목적
- 전체 업무 내용을 한눈에 파악하기 위해서
- 전체 업무 진행 상황을 한눈에 파악하기 위해서
- 업무 진행 중 변경되는 계획에 빠르게 대응하기 위해서
-> 예상치 못한 task가 추가되거나 일정이 delay 되는 등의 상황
WBS에서의 작업
- 활동 자체가 아닌 활동 결과로 창출되는 작업 산출물이나 인도물
- WBS 작성은 어떤 결과물이 인도될 것인지에 대한 프레임워크를 제공하는 인도물 중심의 프로세스
WBS 작성 프로세스는 8/80 규칙을 따름
- 하나의 작업 패키지에 배당된 작업 시간은 최소 8시간, 최대 80시간
- 작업 수행 결과를 일주일 주기로 보고한다면 작업 패키지의 크기도 일주일 작업 분량이 되어야 함.
WBS 계층
- 다양한 개수의 종속 관계 계층이 있을 수 있지만 주로 세 가지의 주요 계층이 있음
- 각 계층은 상위 작업에 연결되어 있고, 상위 작업 완료에 필요한 업무가 종속 관계로 분류됨
- 지나치게 여러 단계로 분할할 경우 관리의 비생산성, 자원의 비효율적인 사용 등을 야기할 수 있음.
1. WBS를 작성하는 시점
요구사항 정의가 끝나고 기획이 70~80% 정도 끝났을 시점
실제로 작업이 들어가기 전에 각 작업 내용에 대해 미리 계획하는 것인데
기획만큼은 어느 정도 완성이 되어야 각 작업자들의 작업 명세가 설계될 수 있음
2. WBS를 작성하는 사람
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PM 또는 PL 또는 기획자가 작성에 대한 진행을 하고 담당 파트가 실제 각 항목을 작성을 하는 경우, 기획자가 모든 파트, 항목을 작성하는 것이 아니라
1) 문서의 양식과 정책을 정리해서 각 파트에 배포
2) 각 파트가 자신의 업무 명세를 작성해서 정해진 기한까지 제출
3) 기획자가 취합해서 정리&협의하여 최종본을 다시 배포
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PM이 모든 WBS 항목의 초안을 작성하고 각 파트가 초안 내 기재된 업무별 일정을 검토하여 확정 짓는 경우
3. WBS 작성 항목
프로젝트의 성격이나 내용에 따라 구조는 조금씩 다르지만, 대체적으로 다음과 같이 정리됨.
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WBS ID : 테스크의 depth에 따라 '1', '1.1', '1.1.1'과 같은 분류 코드를 작성
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작업 구분 : 세부 테스크를 묶어주는 그룹을 작성
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작업 : 업무의 구체적인 타이틀
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작업자 : 작업을 책임지고 처리할 작업자 또는 작업 파트
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상태 : 작업별 진행 여부를 기록하며 ex) 진행 중, 완료, 체크로 구분
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시작일 : 작업 시작 일자
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종료일 : 작업 종료 일자
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기간 : 작업의 시작 일자와 종료 일자를 기준으로 업무 일자를 작성
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진척도 : 일정대비 진척도를 퍼센트(%)로 기록
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일정 차트 : 프로젝트 전체 일자별 셀에 기간과 진척도를 반영하여 색으로 표기
4. WBS 작성 예시
* 계층도 형식의 WBS
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WBS는 단순한 활동의 나열이 아닌 프로젝트 완료시까지 필요한 활동이 가시화되어 있으므로 범위에 해당하는 것과 해당되지 않는 것을 쉽게 구분할 수 있음
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'1-1. 식사할 인원 파악' 등은 더 이상 쪼갤 수 없는 가장 작은 활동 단위로, 작업 패키지임.
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작업 패키지는 1개의 통제 계정과 연결되어야 함.
-> 통제 계정은 작업의 범위, 일정, 원가 등을 계획하고 관리하기 위한 것
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만약 2-1 쌀 구매 ~ 2-2 쌀 씻기 까지 배정된 예산이 5만원이면 이 두 활동을 5만원 내에 해결해야한다는 것이 통제 계정.
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각 작업 패키지는 1개의 통제 계정과 연결되고, 하나의 통제 계정은 여러 작업 패키지를 포함할 수 있음.
* 테이블 형식의 WBS
5. WBS 관리
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최종 WBS를 배포하고, 일 단위 또는 주 단위 등으로 규칙을 정하여 기획자가 진행 사항을 체크함.
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특정 항목이 진척도가 느릴 경우 해당 항목의 담당 파트와 문제를 논의하고 해결 방법을 찾음.
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만약 작업 중 이슈가 생긴다면, 해당 이슈 해결에 필요한 부서들과 논의 후
해당 이슈에 대한 작업 Task를 추가하고 이후 일정도 재정비하여 배포해야 함 -
비정기적인 이슈는 발생 시 각 담당 파트에서 PM이나 기획자를 찾기 때문에 바로 확인이 되는데
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정기적인 이슈는 PM이 적극적으로 체크하지 않으면 모르기 때문에 면밀히 관찰하고 이슈 발생 시 신속하게 대처할 수 있도록 방안을 마련해야 함
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이슈는 언제 발생할 지 모르므로 한 번에 완벽하게 정리되는 것이 아니라 계속해서 업데이트 되고, 버전이 생길 수 있음
6. WBS 작성 방법
간트 차트
다양한 색을 사용하여 보기 좋은 방식으로 업무 시각화
- XLGantt (엑셀 간트)
마이크로 소프트 엑셀에서 프로젝트 일정 관리를 할 수 있도록 만들어진 프로그램
설치가 필요없고 매크로 파일만 실행하면 되기 때문에 간편함.
칸반 보드
간트 차트와 비슷하지만 시각적으로 구성되 방식이 다름
보드와 같은 형태로 설계되며 리소스 관리에 가장 많이 사용되는 툴 중 하나임
캘린더
많이 사용되지는 않지만 대규모 프로젝트의 경우 일간, 주간, 월간 보기를 전환할 수 있어 유용함.
작업 관리보다 일정 관리에 가까움
7. WBS 사전
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WBS 각 구성요소와 관련된 상세한 인도물, 활동, 일정 등의 정보를 제공하는 문서
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WBS를 뒷받침하는 문서이기도 함.
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ID, 작업 설명, 승인 기준, 품질 요구사항, 담당 조직/담당자, 가정 사항, 한계 사항, 마일스톤 일정 목록, 일정 관련 활동, 기술 레퍼런스, 원가 산정치, 투입 자원, 계약 정보 등의 내용이 포함
범위 기준선
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범위 기준선은 3대 기준선(범위, 일정, 원가) 중 하나로 프로젝트 관리 시 각종 판단의 근거가 되는 매우 중요한 문서
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범위 기준선은 기본적으로 (1) 승인된 프로젝트 범위 기술서 버전 (2) 승인된 WBS (3) WBS 사전의 세 항목으로 구성됨.
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'승인된 버전'인 것이 중요한 이유는 범위 기준선을 변경하기 위해서는 공식적인 변경통제 절차를 거쳐야 하기 때문임.
