ITPM - 12. Project Procurement Management

ITPM - 14. Project Procurement Management

Outsoursing 하는 이유

이유	설명
Access skills and technologies	외부 전문 인력이나 최신 기술에 접근할 수 있음. → 내부에 없는 IT 기술, 경험 많은 전문가를 빠르게 활용 가능
Reduce both fixed and recurrent costs	고정비(설비, 인력 등)와 반복비용(유지보수 등) 절감 가능 → 필요한 만큼만 지불함으로써 예산 효율성 향상
Allow the client organization to focus on its core business	핵심 사업(예: 전략 기획, 고객 서비스 등)에 집중할 수 있음 → 비핵심 업무를 외부에 맡김으로써 리소스 분산 방지
Provide flexibility	필요에 따라 규모 조정 가능 (스케일 업/다운) → 프로젝트 수요 변화에 민첩하게 대응 가능

Companies outsource to gain access to expert skills and technology not in internal, lower fixed and recurrent costs, focus on core business, and stay flexible in responding to changes.

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Process Group

1. Plan Procurement Management
2. Conduct Procurement
3. Control Procurement

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1. Plan Procurement Management

Tools

• Data Analysis
  - Make-or-buy analysis
  

Outputs

• Procurement Management Plan
• Procurement Strategy
• Bid document
• Procurement Statement of work
• Source selection criteria
• Make-or-buy decisions
• Independent cost estimates

Types of Contracts

1. Fixed price contracts : involve a fixed total price for a well-defined product or service (제품이나 서비스가 명확히 정의되어있고, 고정된 가격으로 계약)

• FFP(Firm Fixed Price) : 가장 단순한 형태, 가격 고정
• FP-EPA(Fixed Price Economic Price Adjustment) : 장기 계약 시 인플레이션 등 가격 변동 요소 반영 가능
• FPI(Fixed Price Incentive) : 목표 비용 초과/절감에 따라 공급자 인센티브

✅ 장점: 예산 예측 용이
⚠️ 단점: 요구사항 변경 시 유연성 낮음, 위험은 공급자(seller) 측이 큼

2. Cost-reimbursable contracts(비용 상환 계약) : involve payment to the seller for direct and indirect costs (구매자가 실제 비용 + 일정 수수료(이익)를 공급자에게 상환)

• CPAF(Cost Plus Award Fee) : 성과에 따라 평가자가 상 주는 방식
• CPIF(Cost Plus Incentive Fee) : 목표 비용 초과/절감에 따라 공급자 인센티브
• CPFF(Cost Plus Fixed Fee) : 고정 수수료 추가
• CPPC(Cost Plus Percentage of Costs) : 지출 비율에 따라 수수료

✅ 장점: 유연하고 예측 어려운 프로젝트에 적합
⚠️ 단점: 비용 초과 위험은 구매자(buyer) 측이 큼

3. Time and Material Contracts : hybrid of both fixed price and cost reimbursable contracts

4. Unit price contracts : require the buyer to pay the seller a predetermined amount per unit of service

실제 예시

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2. Conduct Procurement

Tools

• Advertising
• Bidder Conferences
• Data Analysis
  - Proposal Evaluation

Outputs

• Selected Sellers
• Agreements

Statement of Work(SOW)

• SOW is a description of the work required for the procurement.
• 계약서 안에 들어가는 SOW는 contract statement of work 라고 불리운다.
• Contract SOW는 type of scope statement
• 좋은 SOW는 공급자(bidders)가 무엇을 해야할지 이해를 명확하게 도와준다.
  → 혼란 ↓, 불필요한 분쟁 ↓, 더 정확한 견적/제안 ↑

Procurement or Bid Document

1. Request for Proposals (제안서를 받기 위해 공급자에게 요청)
   : used to solicit proposals from prospective sellers

• prepared by a seller when there are different approaches for meeting buyer needs (여러가지 해결 방법이 있을때 공급자가 방법 선택해서 제안해주는 것)

2. Request for Quotes (가격 견적을 받기 위해 요청)
   : used to solicit quotes or bids from prospective suppliers(sellers)

• prepared by sellers providing pricing for standard items that have been clearly defined by the buyer (구매자가 명확히 정의한 표준 항목에 대해 공급자가 가격만 적어 제출하는 문서)

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3. Control Procurement

Tools

• Claims administration
• Inspection

Suggestions for change control in contracts

1. 변경사항은 처음 승인했던 방식과 절차, 같은 사람들에 의해 진행되어야한다.
2. 변경의 영향이 분석되어야한다.
3. 변경사항은 문서화되어야한다.
4. PM과 팀은 끝까지 밀착관여해야한다.
5. 백업 계획도 마련해두어야한다.
6. 다양한 도구와 기법이 사용된다.

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4. Closing Procurement