데이터 분석가는 다양한 부서에서 분석 요청을 받는다. 예컨대, 프로모션이 필요한 제품군을 선정하기 위해 제품별 판매량 분석을 요청 받을 수도 있고 Supply-Chain 현황 파악을 위해 배송 과정과 기간에 대한 분석을 요청 받을 수 있다.
큰 기업에서는 부서별로 데이터 분석가를 둘 수도 있겠지만 작은 기업에서는 하나의 데이터 분석팀이 여러 부서에서 요청하는 분석 업무에 응해야 할 수도 있다. 그러나 규모가 어떻든 기업 내 업무가 다양한만큼 하루에도 수많은 분석 요청이 들어올 수 있다. 따라서, 많은 수의 요청을 관리할 수 있는 효율적인 방법이 필요하다.
오늘은 데이터 분석 요청을 관리하는 방법에 대해 포스팅하려 한다.
📒 요약 노트 활용하기(문서화)
이전에 데이터 분석의 KPI를 정리한 포스팅을 했었다. 미리 읽어보면 도움이 될 것이다.
수많은 분석 요청을 받다보면 어떤 부서에서 어떤 요청을 해왔는지 모든 내용을 기억하기가 어려울 수 있다. 따라서, 요청을 받은 시점에 미리 마련한 노트(메모장이 되었든, 태블릿 앱이 되었든)에 요약본을 정리해두는 것이 좋겠다.
예컨대, 마케팅 부서에서 최근 3개월 간 사내 인기 제품을 추려달라는 요청을 받았다. 요약 노트에 들어가야 할 내용은 요청 부서, 요청한 사람의 직급(이해관계자), 요청 주제, 요청 이유 등이다. 사례의 경우, 이렇게 정리해볼 수 있다.
부서와 주제, 이유를 알아야 하는 이유는 요청 과제의 방향을 알기 위해서이다. 똑같은 주제를 다른 부서에서 요청할 수도 있고 똑같은 주제지만 다른 이유에서 분석을 원할 수 있다. 그때마다 분석 포인트를 다르게 잡아야 하므로 이 부분에 대해서는 사전에 정확히 기록을 해두어야 한다.
직급을 함께 적어두는 이유는 이해관계자를 파악하기 위함이다. 마케팅 부서에는 다양한 사람들이 있을 것이다. 요청 과제에 대한 질문이 생겼을 때, 그에 대한 답변을 가장 잘 해줄 수 있는 사람은 요청을 해 온 당사자일 것이다. 만약 급할 때, 이러한 이해관계자를 미리 파악해놓지 않으면 시간을 낭비할 가능성이 있다. 기왕이면 분석한 사람의 직급과 함께 이름을 적어두는 것도 좋겠다.
기한은 매우 중요한 항목이다. 시간이 넉넉히 주어진다면 어떤 과제든 완벽히 끝낼 수 있겠지만 기업은 시간과 사투를 벌이는 곳이다. 기한 내에 분석을 끝마치지 못하면 그 다음 과정도 계속해서 지연될 것이다. 따라서, 기한도 반드시 요약노트에 포함되어야 한다. 문서화는 상대가 터무니 없는 기한을 제시했을 때 혹은 사전에 협의된 기한과 다른 내용을 제시했을 때 이를 방지할 수 있는 좋은 방법이 될 수 있다.
🦿 리포팅 자동화
데이터 분석가는 분석 요청을 받는 것 외에도 해야할 일이 너무 많다. 많은 수의 요청을 받는 것도 버거운데 일일히 변경 사항을 보고하러 다닐 여유가 없다.
따라서, workspace의 활용이 권장되는 바이다. workspace는 클라우드 컴퓨팅 생산성 및 협업 소프트웨어 도구 모음을 말한다. 대표적인 사례인 Google Workspace를 보자.
.png)
Google Workspace는 기업에서 흔히 활용되는 기능인 이메일, 캘린더, 드라이브(클라우드), 행아웃 미팅 등을 제공한다. 이 도구들이 특별한 이유는 설치가 필요 없는 클라우드 기반 서비스라는 점과 도메인을 사용한 맞춤 기능을 지원한다는 점, 각 도구들이 서로 연동되어 있다는 점이다.
대학시절, workspace의 존재를 잘 몰랐을 때에는 조별과제를 할 때 ppt를 메일로 주고 받았었다. 이 방법이 불편했던 이유는 변경사항이 있을 때마다 일일히 내용을 수정하고 수정한 내용을 저장하여 또 다시 메일로 보내는 등 과정이 복잡했기 때문이다. 덕분에 메일함은 금방 지저분해지기 일쑤였고 저장공간도 쓸데 없이 차곤했다.
최근 들어 workspace를 활용할 일이 있어 직접 사용해보니 앞서 언급한 일련의 과정이 생략되어 신속하게 일을 진행할 수 있었다. ppt를 수정하면 그 내용이 자동 저장되었고 공유가 허락된 사람이면 누구나 그 내용을 바로 확인할 수 있었다. 또한, 댓글 달기 기능이 있어 즉시 피드백을 받을 수 있었고 피드백 내용에 따라 곧 바로 수정하여 빠른 시간 내에 결과 보고를 할 수 있었다. 이처럼 저장하고 메일로 보내는 과정의 생략이 업무 효율을 증가시키고 있다.
드라이브 역시 효율적인 도구 중 하나이다. 우리는 그동안 많은 양의 데이터를 개인의 컴퓨터(하드웨어) 안에 가지고 있다가 공유할 일이 생기면 주로 메일을 통해 그것을 공유하곤 했다. 그러나 클라우드가 도입되면서 서버에 데이터를 저장하여 간단한 공유 설정만 하면 허용 된 사람들이 그 데이터를 함께 활용할 수 있게 되었다.
이와 같은 도구들을 활용한 리포팅 자동화는 기존의 시공간적 제약을 무너뜨리는 데 기여했다. 이로 인해 우리는 같은 시간 내에 더 많은 일을 할 수 있게 되었다. 복잡한 과정을 거치지 않아도 자동화된 시스템이 업무의 보조를 맡는다. 우리는 그저 컴퓨터 앞에 앉아 키보드만 두드려도 저 멀리 앉아 있는 타부서의 직원과 내용을 공유 받고 피드백 받은 내용에 따라 과제를 수행할 수 있다.
이제는 COVID-19의 여파로 언택트 시대가 앞당겨졌다는 말이 식상하게 들릴 정도로 비대면 시스템이 우리 사회에 자연스럽게 녹아들고 있다. Workspace는 비대면 시스템의 중심에 있다. 굳이 코로나가 아니었더라도 우리는 비대면을 선택했을 것이다.
업무의 자동화로 우리는 불필요한 일을 최소화하고 업무에만 집중할 수 있게 되었다. 따라서, 수많은 분석 요청을 소화해내기 위해 우리는 필시 리포팅 자동화를 따를 수밖에 없다. 그렇게 해서 시간을 확보하여 분석 결과의 질을 높일 수 있다면 충분히 활용할 필요가 않을까? 이제부터라도 workspace 활용에 익숙해보도록 하자.
