Tip: 효과적으로 회의 하는 법

teo·2021년 12월 5일
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테오의 프론트엔드

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이번에는 전공 얘기 말고 협업과 관련된 이야기 중에서 어떤 이야기를 해볼까 생각을 하다가
IT인이라면 당연히 해야 되는 협업에서 가장 많이 하고 있는 회의와 관련된 얘기를 준비했습니다.

저도 많이 겪었던 것 중에 하나인데 회의가 잘 안 되는 것은 사람의 문제라고 생각을 했습니다.

그래서 특정 사람이 있는 회의는 항상 안 되는 상황을 보면서 그러니까 아 회의는 사람의 문제구나라고 생각을 했는데,
오랜 경험을 하면서 여러 가지 시도를 하다 보니 물론 사람의 문제도 있지만
프로세스나 아니면 방식에 따라서 얼마든지 바뀔 수 있다는 것을 경험하였습니다.

실전 경험을 통해서 알게된 체득한 이야기와 어디서 줏어들은 얘기를 잘 결합해서 뻔한 얘기가 아니라 정말 도움이 되는 Tip과 같은 이야기가 되길 바라며 한번 이야기를 시작해 봅니다.

미생을 위한 Tip!

혹시 나는 회의를 주체하지도 않고 힘이 없는 참석자이기에 영향력을 미칠 수 없다고 생각하나요? 미생들이 회의에서 할 수 있는 방법도 적어 보았습니다.

또한 회의를 잘 하는 방법을 알고 있다면 막연한 사람들끼리 오랜 회의를 해야 하는 부트캠프류나 해커톤등에서도 회의가 잘 되는 것은 아주 중요한 과정이며 이 과정이 잘 되지 못하면 당연히 좋은 결과를 낼 수가 없으니 어떻게 하면 좋은 회의가 되는지를 알고 있다면 도움이 될 수 있을 거라고 생각합니다.

발산하는 회의와 수렴하는 회의

우선 회의의 성격이 크게 발산하는 회의와 수렴하는 회의로 구분된다 라는 사실을 알고 있어야 합니다.

발산하는 회의

하나는 어떤 아이디어를 도출한다거나 내용을 생각한다거나 아니면은 내용을 덧댄다거나 이런 식으로 서로 이야기를 주고받으면서 모두의 생각이 커져가야 되는 그런 류의 회의가 있습니다.

수렴하는 회의

반면에 무언가를 결정을 해야 되고, 무언가 선택을 해야 되고, 여기서 더 나은 것을 비교를 해야 되고, 서로의 입장 중에 하나의 어떤 의견을 관철시켜야 되는 형태의 회의들이 존재합니다.

주위 대부분 이런 얘기를 말해주면 다들 공감을 하고 알고 있다고 합니다. 그런데 정작 회의가 잘 안되는 경우가 바로 이것이 잘 지켜 지지 않는 경우 입니다.

발산을 해야 되는 회의인데 누군가는 수렴하는 어떤 형태의 화법을 쓰고 있다던가 반대로 수렴을 해야 되는 상황에서 계속 새로운 아이디어를 낸다던가 이건 어떻겠냐고 제안을 한다던가 하는 것이죠. 이러면 보통 회의가 산으로 갑니다. 생각보다 많이 겪어보셨을 겁니다.

그래서 참석자들은 회의의 목적을 다 같이 알고 있어야 합니다.

그래서 중요한 것은 이 회의가 발산해야 하는 회의냐 수렴해야 하는 회의냐를 참석자들이 사전에 다 알고 공유가 되어야 한다는 것입니다.

너무 뻔한 거 아닌가라고 생각을 할 수 있지만 실제로 회의에 들어가게 되면 지금 회의가 어떤 성격인지 잘 모르는 사람들이 많습니다.

왜냐하면 회의를 잡는 상황에 대해서 어떠한 배경으로 회의가 만들었는지를 참석자를 잘 모릅니다. 회의를 주최하는 사람의 컨텍스트와 일반 참석자간의 암묵지가 차이가 나는 것이죠

그래서 회의에 대한 어떤 주제는 회의 제목에 적혀 있으니까 뭔지 아는데 어떤식으로 회의가 진행될 지에 대해서는 각자 생각이 다른데 서로 같을거라고 착각하는게 문제입니다.

또 다른 문제는 회의가 전부 발산만 하거나 수렴만 하거나 하지않고 흐름이 계속 바뀐다는 것입니다.

그러다 보니 참석자들마다 지금이 발산하는 상황인지 수렴하는 상황인지 방향성이 일치가 되지 않고 있다보면 회의가 어긋나기 시작합니다. 이는 후술할 발산하는 상황에서의 마음가짐과 화법 그리고 태도는 수렴할때의 그것과는 달라야 하는데 방향성이 다른 사람들끼리는 회의 진행이 매끄럽지 않기 때문입니다.

잘 안되는 회의의 특징은 한 회의 내에 발산-수렴의 경계가 명확하지 않고 자주 바뀐다는 것입니다.

그래서 지금 회의가 발산하는 회의인지 수렴하는 회의인지 이 회의에 임하는 모든 참석자들이 알 수 있는 시간과 자리를 마련을 해서 회의의 목적과 참석자 전원의 생각의 방향성을 일치하는 과정을 가지는 것이 중요하다고 말씀드립니다.

미생을 위한 Tip!

이런 논의들이 부족해서 회의가 산으로 가는 것을 경험했다면 회의 전에 아주 순수한 얼굴을 하고서는 "그래서 이번 회의 방향성이 아이디어를 내는건가요? 결정하는 건가요?" 와 같이 환기성 질문을 한번만 해보세요. 그러면 자연스레 회의의 방향성이 결정이 됩니다. 질문의 방식은 회의 아젠다에 맞게 적절히 만들어보세요.

아젠다만큼 중요한 것은 회의의 결과물을 정의하는 것입니다.

결과물이란 회의를 끝내고 나서 우리는 실질적으로 어떤 것들을 도출해야 되는 것인가를 분명하게 해주는 일종의 목표입니다.

예를 들면 이번 회의의 아젠다가 신규 프로젝트 아이디어 논의 이런 식으로 잡혀있다면

  • 단순히 아이디어만 얘기하면 되는 건지
  • 그 회의에서 하나의 아이디어가 결정이 나야 하는지
  • 이미 큰 줄기는 있고 구체화를 시켜야 하는 것인지

제목과 내용만 가지고도 참석자마다 상상을 하는 것들이 다 다를 수 있습니다.

결과물은 이것들을 분명하게 해주는 것이죠

아젠다 신규 프로젝트 아이디어 논의
결과물 다음번 회의를 위한 아이디어 5개

결과물을 통해서 대략적으로 아이디어를 막 발산하다가 종국에는 5개정도 추리는 과정에서 수렴하는 과정을 겪을 거라는 것을 상상하기 쉬워집니다. 다음 번 회의를 위한 아이디어니 구체화 정도는 다음주에 하겠구나 라고 생각을 할 수 도 있고 회의가 한결 쉬워집니다.

미생을 위한 Tip!

지지부진한 회의가 반복되고 있다면 같은 동료나 상사에게 "회의에서 뭘 해야 할지 모르곘어요. 뭔가 회의를 하기전에 분명한 목표가 있으면 좋겠어요. 그러면 좀 더 잘 될것 같아요!" 와 같은 식으로 은근히 결과물에 대한 이야기를 해두고 다녀보세요.

발산하는 회의의 마음가짐

발산하는 회의에 있을 때의 마음가짐과 해야 될 어떤 행동 패턴과 수렴을 해야 됐을 때의 어떤 마음가짐과 행동 패턴은 좀 달라져야 됩니다.

발산을 하는 과정에서는 상대방이 어떠한 개똥 같은 의견을 내더라도 인정하고 수락해야 됩니다.

지금은 발산하고 있는 과정이다라고 인지만 하고 있다면 전혀 화가 날 일이 아닙니다. 그런 의견으로부터 정말 새로운 의견도 나올 수도 있는 부분이기 때문에 어떻게 이상하게 흘러가고 전혀 원하는 대로 흘러가지 않더라도 발산하는 단계에서는 아무런 상관이 없습니다.

상대방의 의견을 인정하고 개똥같은 의견도 일단은 수용하는 걸 보여줌으로써 주위에서 나도 의견을 낼 수 있겠구나라는 분위기를 만들어줄 수 있습니다.

그렇기 때문에 발산하는 환경의 회의일 경우에는 절대로 그 의견에 대해서 평가하지 마세요.
그저 목록에 올리는 것으로 충분합니다.

그리고 의견의 내용보다는 배경에 관심을 더 가져보세요. "왜 그런 의견이 필요하다고 생각한건가요?"

문제인식해법은 전혀 다른 이야기 입니다. 해법이 별로라고 해서 문제인식이 별로인건 아닙니다.

어떠한 배경을 바탕으로 그러한 해법이나 의견이 나왔는지를 찾아가면서 문제인식에 공감이 되면 정말 새로운 방식의 의견 도출도 가능합니다.

수렴하는 회의의 마음가짐

수렴으로 이어지는 회의를 해야 할 때는 좀 조심을 해야 됩니다.

눈치없이 수렴하는 회의에서 새로운 의견을 내놓는 발산적인 행위도 조심해야 되지만 어떻게든 의견을 관찰을 시켜야 되고 정리를 해야 되고 결정을 해야 되기 때문에 이때는 조금 더 세심한 배려가 필요합니다.

수렴을 하는 회의에서 브레이크가 되고 특히 감정적인 싸움이 되게 많이 발생할 수가 있는 부분이 큽니다.

절대적으로 감정적이 되지 않도록 하는 것이 굉장히 중요합니다.

그래서 수렴하는 회의에서는 경계선을 명확하게 해주는 게 중요합니다.

예를 들면,

  • 우리가 예산이 20억입니다.
  • 결정권은 디자인팀에 있는 안건입니다.
  • 이거 2달안에 끝나야 하는 겁니다.
  • 이게 보안이 제일 중요한 거에요.
  • 출시는 반드시 해야하니 출시를 우선적으로 생각해주세요.

이렇게 결정을 하는데 있어서 모두가 이해하는 기준선이 되어 주는 것이 필요합니다. 회의 참석자들의 권한, 최종 결정권자, 가치의 기준, 모두가 알아야 하는 특이사항, 결정의 목적, 이후의 프로세스 등 다들 알꺼라고 생각하지만 실제로는 잘 알지 못하는 것들이요.

그래야만 본인의 의견을 본인의 기준선을 중심으로 말을 하지 않게 됩니다. 대부분의 사람들은 본인의 의견을 관철시키고 싶어 하기 때문이죠.

미생을 위한 Tip!

대립이 강해지는 회의를 경험을 하고 있다면 중간에 반드시 이런 경계를 만들 수 있는 질문을 하셔야 합니다.
"최종 결정권은 누가 하는 건가요?"
"언제까지 이걸 결정해야 하는거에요?"
"어떤 기준으로 선택하면 좋은 건가요?"

그래서 이러한 경계를 포함해서 아주 중요한 것이 하나 더 있습니다.

그라운드 룰을 설정하자

앞에서 언급한 모두가 알고 있는 경계선을 만들어 주는 것은 회의를 잘 하게 만들어 줍니다.

이러한 것을 그라운드 룰이라고 부릅니다.

그라운드 룰이란, 모든 회의 참여자가 알고 있고 인정하는 모든 것입니다. 가령,

  • 감정적으로 반응하게 되면 10분간 쉬었다가 회의를 진행합시다
  • 메시지가 아니라 메신저를 공격하지 맙시다.
  • 우리는 사용자 친화적인 제품을 만드는 회사입니다.
  • 의견을 반대할때는 좋은 의견입니다와 같은 긍정적인 멘트를 하고 시작합시다.
  • 의견과 문제인식은 별개입니다. 의견을 비판하기전에 문제인식을 먼저 물어봐주세요.
  • 모든 발언은 가치있습니다.
  • 우리 생각은 틀린게 아니라 다른 것입니다.

뭐든 좋습니다. 내가 알고 있는 그럴싸한 말들, 철학, 평소 불만 등등...

모두가 동의했고 모두가 알고 있는 거라면 뭐든지 상관없습니다. 글로 남겨져 있으면 더욱 좋아요!

이런 그라운드를 세팅을 하는 것들이 굉장히 회의에 중요합니다.
뻔한 말이라도 개똥 철학 같은 거라도 그런 것들을 미리 다 고지를 해서 다 같이 만들 필요가 있습니다.

특히 처음 회의를 할 때 만들 수 있으면 더욱 좋습니다. 이것들을 정할 때에는 뻔할 말, 바른 말, 좋은 것들로 되어 있어서 '이게 무슨 의미가 있겠어?' 라고 생각하겠지만 대립을 하고 수렴을 해야 할 상황이 올때 이 그라운드 룰은 진가를 발휘합니다.

모두가 한번은 공감하고 간 말이기에

"우리는 사용자 친화적인 제품을 만드는 회사입니다. 그 의견은 납득하기 힘들어요."
"메시지가 아니라 메신저를 공격하지 맙시다. 그건 팀장님이 잘못한게 아니잖아요."
"감정적으로 흘러가는 것 같아요. 10분간 쉬고 할까요?"

그라운드 룰은 대립 상황에서 서로를 누그러뜨릴 수 있는 마법같은 워딩이 되어 회의를 원만하게 진행 할 수가 있습니다

마감시간을 구간별로 촘촘히 정하자

회의를 진행하기 전에는 각 의제나 진행에 대해서 예상 시간을 정하고 그 시간을 공유해서 다 같이 진행하는 것이 필요합니다. 마감은 사람에게 동기 부여를 해주고 회의가 산으로 가는 것을 방지합니다. 회의 시간이 길다고 절대로 더 좋은 결과가 만들어지지 않습니다.

회의가 1시간이라면 기준으로 촘촘하게 챕터를 나누고(5~10분씩) 여러개의 이터레이션으로 마감시간을 짧게 짧게 가져가는 것이 훨씬 더 좋은 결과를 가져옵니다.

특히 한 회의에서 발산과 수렴이 바뀌어야 한다면 짧게 휴식을 가지고 다 같이 모드를 전환하는 시간을 주는 것도 좋습니다.

이러한 시나리오가 그려졌다면 각각의 챕터의 소주제를 미리 만들어서 마감시간과 함께 진행표를 만들어서 공유하는 것도 아주 좋습니다.

정리

그래서 지금까지의 내용을 정리를 해보자면 다음과 같습니다.

  • 회의가 처음이면 그라운드 룰을 설정해보라.
  • 회의에서 얻고자 하는 결과물(목표)을 참석자에게 미리 고지하고 회의 전에 환기시켜라.
  • 발산하는 회의 중인지 수렴하는 회의 중인지 이해하고 또 서로에게 환기시켜라.
  • 발산하는 회의는 발산하는 회의답게, 수렴하는 회의는 수렴하는 회의 답게 하라.
  • 결정하고 대립해야 하는 상황에서는 경계선(그라운드 룰)을 명확히 해서 기준선을 같게 만들어라.
  • 촘촘하고 짧게 짧게 세팅된 마감시간을 정해가면서 회의를 진행하자.

이 모든 것을 회의 전에 문서로 모두에게 공유를 할 수 있다면 더더욱 좋습니다.

예시

아젠다: 회의를 잘 하는 법 논의
목적: 각자만의 회의 잘하는 법을 공유합시다.
결과물: 다 같이 실천할 수 있을 것 같은 좋은 항목 3~4개 만들어보기

진행순서:

  • 아이스브레이킹 (5분 - 자유주제)
  • 왜 우리는 회의가 잘 안되는 걸까요? (5분 - 발산)
  • 각자가 생각하는 할 수 있는 방법 토론 (10분 - 발산)
  • 휴식 (2분)
  • 시도해보고 싶은 이야기 투표 및 논의 (10분 - 수렴)
  • 결정된 내용을 바탕으로 자유 주제 (5분 - 발산)

그라운드 룰:

  • 이상적인 것 보다 우리가 당장 할 수 있는 것을 선택한다.
  • 누구에게가 각자의 입장이 있다.
  • 말하지 않으면 변하지 않는다

끝으로...

서두에서 말씀드렸듯이 IT인은 협업이 중요하고 협업의 시작이 바로 회의입니다. 회의가 잘 되지 않은 것 만큼 직장 스트레스가 또 없고 심한 경우에는 무력감까지 느낄 수 있는 것이 바로 회의입니다.

잘 되지 않는 회의가 이어지다보면 내 의지로 바꿀 수 있는게 아닌가 하는 생각이 들 수도 있는 데 프로세스가 바뀌면 사람도 바뀝니다.

내가 참석자로 있는 한 회의의 책임은 나에게도 있고 또 나로인해 이 회의가 바뀔 수 있다고 생각하시고 꼭 좋은 회의가 될 수 있도록 노력해 보시고 이 글이 좀 더 나은 회의를 하는데 있어 도움이 되기를 바랍니다.

좋은 회의 하세요 :)

미생을 위한 Tip!

이러한 잘 되는 회의의 속성을 이해하고 의에서 눈치껏 환기를 시켜주는 질문을 해서 회의가 산으로 가지 않도록 해보세요.
회의가 잘 안되고 있고 정말로 내가 개입하기가 곤란한 상황이라면 무엇이 문제인지는 제 3자 입장에서 관찰하는 자세로 임해 보세요. 그래야 덜 감정적이 되며 변화를 할 수 있는 방법을 찾아내는 계기가 됩니다.


아래는 쓰다보니 지우기 아까워서 부록처럼 남겨봅니다.

부록

왜 구글 스프린트가 좋은 프로세스인가?

  • 구글 스프린트도 만들어 내야하는 것이 프로토타입이며 그 프로토타입을 만족시켜야 하는 대전제로 인해 그라운드 룰이 명확합니다.
    "좋은 반응을 이끌어 내는 프로토타입을 만들어야 한다."
  • 각 요일 별 회의에서 어떠한 결과물을 만들어 내야 하는지 명확하게 기술되어 있습니다.
  • 월요일, 화요일은 발산하는 회의를 하고 수요일은 반드시 수렴하는 회의를 하도록 분배되어 있습니다.
  • 각 회의마다 짧게 짧게 정해진 마감시간을 응용하고 있습니다.

아무도 말을 안 할때는 어떻게 할까?

맨 처음 서먹서먹한 상황에서 혹은 다들 눈치만 보느라 침묵이 오래 이어지고 있는 상황은 답답한 상황입니다.

1) 일단 아이스 브레이킹을 하자

이런 경우 처음으로 해야 할 일은 모두가 한번씩 말을 할 수 있는 가벼운 주제로 한 바퀴 얘기를 돌고 시작하는 것이 필요합니다. 회의 내에서 입을 떼서 말을 내 뱉는 것을 한번 경험하게 하기 위함으로

  • 간단한 자기소개
  • 오늘의 기분은 몇 점인가요?
  • 오늘 먹은 메뉴
  • 본인이 좋아하는 것
  • 오늘 내가 한 일

등등 회의와 관련없는 말을 한바퀴 돌면서 얘기하다보면 좀 더 말하기 편한 상태가 됩니다.

2) 먼저 쓰게 하고 회의를 시작하자.

머리속에 생각이 분명히 있는데 이게 말로 덜컥 잘 나오지 않는 경우가 있습니다. 생각이 정리되지 않아 구체화되지 않았기 때문인데요. 글을 쓴다는 행위는 이 생각을 한전 정돈을 해주는 역할을 해줍니다. 길게 쓸 필요는 없습니다.

그렇기 때문에 각자 의견을 종이에 쓰게 한 다음에 발표를 시키는 건 굉장히 좋은 방식입니다.

애자일 방법론 중에서 포스트잇에 본인 의견을 쓰고 각 의견을 보드에 모은 뒤에 투표 스티커를 붙여 의견을 수렴하는 과정을 진행 한 뒤 논의한다는 프로세스도 같은 원리입니다.

만약 이런게 준비 되지 않았다면 저는 롤링 페이퍼 방식도 추천을 합니다. 각자에게 종이를 주고 주어진 시간 동안 본인의 생각을 쓰도록 합니다. 이때는 반드시 마감 시간을 걸어야 되고요 글의 양식은 낙서처럼 자유롭게 하지만 누구나 알아볼수는 있을 정도로 작성합니다. 마감은 5분 이상 넘어가지 않는 게 좋아요.

생각 시간을 많이 준다고 해서 절대로 더 좋은 생각이 나오지 않기 때문에 마감 시간은 짧게 설정하면 더 사람들에게 동기부여가 됩니다.

마감시간이 끝나면 발표하기 전에 의견들을 돌려보면서 댓글을 달기도 하고 좋은 의견은 동그라미도 치면서 한바퀴 돌려본다음 각자의 의견을 말해보는 시간을 가져봅니다.

말하기 전에 돌려보는 이유는 참석자들이 전반적으로 어떻게 생각하는지를 알면 내가 발언을 할때 '이런 말을 해도 되나?' 하는 심리적인 압박에서 벗어 날 수 있습니다.

또한 내 차례가 되기전에 들었던 의견들로 인해 내 생각이 좌우된다거나 아무 생각이 없이 전 의견에 반대하거나 묻어가는 프리라이딩도 방지 할 수 있습니다.

회의가 계속 같은 말이 반복되요.

안 좋은 회의는 진전이 없이 계속 반복되는 느낌을 가지는 회의입니다.
이러한 회의가 진행되는 가장 큰 특징은 회의를 기록하는 사람이 아무도 없다는 것입니다.
이럴 때는 실시간으로 회의록을 작성하는 게 가장 좋습니다.

말은 휘발성이 강해서 금방 했던 얘기를 잊어 버립니다.
사람이 말을 하게 되면 했던 말을 또 하게 되는 경우가 생기거든요.
아니면 비슷한 말을 다른 표현으로 하는 경우가 생기게 됩니다.

이런 것들을 실제로 사람들이 말을 하고 있으니까 그 말을 커트하거나 했던 말이라고 사실 쉽게 그렇게 끊기가 어렵고요 반박하는 사람은 똑같은 말을 똑같은 방식으로 반박을 해야 되기 때문에 얘기가 돌게 되어 있습니다.

그렇기 때문에 이런 경우에서는 모두가 다 같이 볼 수 있는 화면이나 화이트보드등에 말하는 내용을 기록하고 있으면 회의 중에 했던 얘기를 다시 말하기가 쉽지 않습니다.

이러한 원리로 내가 주최자가 아니고 발언권등이 없는 회의에서 영향력을 가지고 싶다면 자청에서 회의록을 작성하세요. 혹은 별도로 회의록을 남기는 것도 좋습니다. 그러면 비슷한 내용이나 했던 내용을 짚어 주는 것만으로도 회의가 계속 반복되는 것을 방지할 수 있습니다.

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Svelte, rxjs, vite, AdorableCSS를 좋아하는 시니어 프론트엔드 개발자입니다. 궁금한 점이 있다면 아래 홈페이지 버튼을 클릭해서 언제든지 오픈채팅에 글 남겨주시면 즐겁게 답변드리고 있습니다.

6개의 댓글

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2021년 12월 5일

얼마전에 프로젝트를 구상하면서 회의를 거진 70시간가까이 했었는데 수렴과 발산의 원칙, 경계선, 마감시간정하기 원칙만 알고있었다면 반절은 줄어들었을 것 같네요..! 정말 좋은 글 써주셔서 감사합니다.. 그리고 아이스브레이킹을 할때 도대체 어떤 말로 시작을 해야할지 고민이 많았는데 "오늘의 기분은 몇 점인가요?" 라는 말로 시작해야겠어요!! 테오님 블로그에 올때마다 꿀팁들을 한 보따리씩 가져가는 기분이라 기분이 너무 좋네요🥰 감사합니다!!

1개의 답글
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2021년 12월 8일

회의에 대해서 정리 잘되어있네요 좋은글인거 같습니다.

1개의 답글
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2021년 12월 13일

진짜 좋은 글입니다.
저도 IT회사에서 회의를 많이 하면서 느꼈던 것들인데
이렇게 잘 정리해주셔서 너무 감사합니다.

1개의 답글