프로젝트 의사소통 관리
개요
프로젝트 의사소통 관리에서 "의사소통"이라는 의미는 단편적으로 생각하면 "정보소통"이라고 표현할 수 있다. 프로젝트를 진행하는 동안에 정보를 어떻게 효율적으로 공유할 것인가를 다루는 것으로서, 의사소통 관리의 대표적인 실무는 "Meeting"과 "Reporting"이다.
다시 말해, 각종 회의와 보고서에 대해 사전에 "어떤 정보를, 누구로부터 수집하여, 어떤 내용으로, 누구에게, 언제, 어떤 방법으로 전달할 것인가"를 미리 계획하는 것이다.
PM은 대부분의 시간을 프로젝트 팀원, 조직 내부 또는 외부의 이해관계자들과 의사소통하는 데 사용한다.
프로세스
1. 의사소통 관리 계획 수립
- 의사소통 방식과 계획(회의, 보고서, 프레젠테이션 등)을 수립
2. 의사소통 관리
- 계획의 실행으로 프로젝트 정보를 정해진 시점에 수집, 생성, 배포
3. 의사소통 감시
- 감시 및 통제의 목적, 의사소통 계획 대비 실적을 분석하며 소통의 효과를 설문 등의 방법으로 확인하여 이해관계자들의 정보 요구사항이 충족되는 지 확인
- 결과 부족 시 시정 조치를 포함한 변경 요청을 통해 보완.
의사소통 관리의 핵심 개념
- 의사소통은 개인 또는 그룹 간에 의도적으로 또는 무의식적으로 정보를 교환하는 프로세스
- 모든 의사소통은 명확하고 간결해야 함
- 의사소통 활동 : 대내 및 대외, 공식 및 비공식, 서면 및 구두
- 의사소통 수단 : 공식(보고서, 회의록, 요약서) 및 비공식(이메일, 메모, 특별논의사항)
- 이해관계자 관계 : 수직(조직의 상하간), 수평(동료간)
- PM은 75~90%의 시간을 의사소통에 할애함
서면 의사소통의 5C
- 정확한(Correct) 문법 및 절차
- 간결한(Concise) 표현과 과도한 문구 제거
- 독자 요구에 맞춘 명확한(Clear) 의도와 표현
- 논리 정연한(Coherent) 아이디어의 흐름
- 문구와 아이디어의 흐름 제어(Controlling)
의사소통 관리 계획 수립
이해관계자의 정보 요구사항과 가용한 조직 자산, 프로젝트 요구사항을 기반으로 하여 적절한 의사소통 방식과 계획을 식별하여 문서화, 프로젝트 관리 계획 개발 초기에 수행
핵심 개념
- 의사소통 관리 계획 수립의 투입물 : 이해관계자 관리 대장, 요구사항 문서, 이해관계자 참여 계획서
- 의사소통 관리 계획 수립 시 이해관계자 분석이 가장 중요한 이유 : 이해관계자의 요구사항 결정
- 의사소통 방법 : 대화식, 전달식, 유인식
- 정기적으로 검토하고 필요시 수정하여 사용 가능한 상태로 유지
의사소통 관리
의사소통 관리 계획서에 따라 프로젝트 정보를 수집, 생성, 배포, 저장, 검색, 감시, 최종 처리 관련 정보의 배포 뿐만 아니라 이해관계자에게 전달할 정보가 적절히 생성, 수신 및 이해되는 지 확인하는 것까지 포함 이해관계자가 추가적인 정보 명료화 및 논의를 위해 요청할 수 있는 기회를 제공
핵심 개념
- PM과 팀 구성원간의 의사소통 방법 : 문서와 구두 보고
- 성과 보고 : 상황 보고, 진도 보고, 예측 보고
- 기술 방식(서면/구두)과 작성할 양식(비공식적 메모/공식적 보고서), 의사소통 수단(대면/이메일)은 상황에 따라 결정됨
- 문장 구조 및 어휘 선택을 적절히 활용
- 적극적인 경청이 필요 (호응, 확인, 공감)
의사소통 감시
이해관계자의 정보 사항이 충족되는 지 확인
프로젝트의 성과 지표와 실제 성과 간의 차이를 분석하여 이를 바탕으로 의사소통 계획을 업데이트하고 프로젝트 팀 및 이해 관계자들 간의 정보 공유를 조정한다. 그러므로 의사소통 관리 계획 수립 프로세스와 의사소통 관리 프로세스는 반복될 수 있으며, 이는 의사소통 관리 프로세스의 지속적 특징을 보여준다.
삽질 전문가